Hvordan man skriver et klagebrev til en medarbejder angående hans adfærd

I små virksomheder, der har en progressiv disciplinpolitik for deres medarbejdere, bruges et skriftligt brev typisk efter en mundtlig diskussion af uønsket adfærd har fundet sted. I dette tilfælde blev adfærden kommenteret og afskrækket, men er fortsat, og det er nødvendigt at eskalere til det næste niveau. Et medarbejderdisciplinbrev bør være stærkt formuleret for at tilskynde medarbejderen til at undgå det næste niveau af progression, hvilket kunne være suspension eller opsigelse afhængigt af virksomhedens politikker.

1.

Se den foregående verbale udveksling med medarbejderen. Begyndelsen af ​​dit brev skal dokumentere tidligere møder og diskussioner med denne medarbejder om hans adfærd. Dette tjener til at minde medarbejderen om, at de allerede er blevet advaret, og dette er faktisk deres anden advarsel på den måde.

2.

Citer den hændelse, der fandt sted. Af registreringsmæssige grunde skal du nævne den nøjagtige hændelse, der fører op til og med medarbejderens adfærd. Afstå fra at bruge inflammatorisk sprog i dette afsnit. Angiv blot fakta om, hvad der skete.

3.

Påmind medarbejderen om din virksomheds politik. I næste afsnit af dit brev skal du se nærmere på, hvordan dit firma håndterer adfærdsmæssige problemer og informere dem om, at næste gang denne adfærd opstår, vil der blive truffet streng handling. Dette tjener til at sætte medarbejderen i formelle varsel.

4.

Luk brevet med en formaning for at forbedre. Du vil have din medarbejder at vide, at du har sine bedste interesser på hjertet, og at du ikke vil miste ham. Men hvis han fortsætter med sin adfærd, har du intet andet valg. Opmuntre ham til at søge vrede management uddannelse, for eksempel, hvis det er relevant, eller tilbyde træningsressourcer, der kan hjælpe ham med at styre sin adfærd mere hensigtsmæssigt.

5.

Send tre kopier af brevet. En kopi skal gå til medarbejderen, en kopi skal henvende sig til human resources manager og den sidste kopi skal udskrives og opbevares i medarbejderens personaledatabase. Dette vil hjælpe dig i tilfælde af at adfærd fortsætter, medarbejderen opsiges og forsøger at indgive en fejlagtig afskedigelsesdragt. Du vil få dit papirspor til at bevise din sag.