Gode hilsener til forretningsmails

Virksomhedsejere forbedrer deres offentlige image, når deres virksomhedspolitikker er fast etableret til professionel kommunikation. Det er blevet almindeligt at medarbejderne er meget uformelle, når det kommer til e-mails fra virksomheder. Og selv om det er almindeligt, at være uformel om forretningsmails er ikke den accepterede forretningsstandard. Virksomhedsejere skal indse, at etablering af den rigtige tone sætter tonen for hele brevet. Start med hilsen. Begræns indstillingerne for hilsen, og giv personalet de rigtige valg.

Standard Salutation

Standarden hilsen er "Kære Mr. (personens efternavn)." Og som det sker i den traditionelle brevpostkorrespondance, viser brugen af standardhilsen respekt og professionalisme. Nogle kan overveje dette gammeldags, men det er mere acceptabelt end at være utilsigtet offensiv. En hilsen, der starter med "Kære", er tidløs. Brug personens efternavn, hvis du har det, eller hvis forholdet er nyt. Dette viser respekt.

For eksempel foretrækkes "Kære Mr. Jones" over "Kære John." Hvis du er usikker på personens titel (Mr., Mrs, Ms, eller Miss) eller efternavnet, er det acceptabelt at bruge fornavnet. Det bør være standard virksomhedspolitik for medarbejderne at forsøge at finde ud af modtagerens efternavn, før man tager sig af at bruge fornavnet.

En venligere hilsen

Nogle gange skrives e-mails med mindre formelle standarder, simpelthen fordi afsenderen ønsker at være mere venlig. For eksempel "Hej" er venligere end "Kære." Dette kan bruges selv i en kold kommunikation, hvor afsenderen ikke har modtagerens navn. Det bruges også med et fornavn, som i "Hej Jennifer." En virksomhedsejer kan have specifikke kundeforhold, hvor dette bruges over den formelle hilsen, som defineret i virksomhedsprocedurer. Personalet kan f.eks. Om bord på en ny klient og spørge hende, om hun foretrækker at blive kaldt af hendes fornavn eller hendes sidste.

Professionel Men Cordial

Virksomhedsejere se "Hilsner:" brugt i korrespondance. Det er en acceptabel hilsen, men foreslår et hjerteligt forretningsforhold snarere end et formelt forhold. Dette kommer på tværs som at forsøge at være venlig og anderledes, men anses stadig for formel. Det ses ofte i kolde e-mails eller i korrespondance, hvor afsendelsespartiet ikke har et stærkt forhold til modtageren.

Salutationer at undgå

Tænk på den person, der læser e-mailen, før du skriver hilsen. Når du er i tvivl om, hvordan du starter en virksomheds e-mail, fejl på siden af traditionelle hilsener. At starte email med "Hey" ses hyppigt blandt yngre medarbejdere, som tager en afslappet tilgang til alt. Dette er imidlertid for afslappet for de fleste forretningssituationer på grund af den potentielle respektløse følelse af nogle modtagere. Dette er især tilfældet, når en yngre medarbejder sender en email til en ældre eller forretningskollega.

En anden hilsen at undgå er: "Til hvem det kan vedrøre", medmindre du absolut ikke har nogen ide om modtagerens identitet. Denne hilsen foreslår en blind email, der ikke har noget forhold til modtageren. De fleste modtagere ser straks dette som en blind email, og de kan kassere det, før de læser det. For eksempel er "Hej" venligere end "Kære" og er mere almindeligt, når afsenderen har et etableret positivt forhold til modtageren.