Sådan skriver du et Business Process Management Project Charter

En lille virksomhed er afhængig af en bestemt strøm af aktiviteter, der kan krydse afdelingsgrænser for at nå virksomhedens forretningsmål. Denne rækkefølge af koordinerede aktiviteter, udført af mennesker, systemer og maskiner, betegnes som en forretningsproces. Forretningsprocesstyring (BPM) er en metode, som små virksomhedsejere bruger til at revidere eller standardisere en proces for at forbedre sit bidrag til virksomhedens økonomiske og operationelle mål. For eksempel kan et BPM-projekt søge at standardisere forretningsaktiviteter for at reducere omkostningerne eller øge fremstillingseffektiviteten. Uanset projektmål tjener et BPM-projekt charter til at retfærdiggøre projektets eksistens og dets økonomiske støtte. For at gøre det dokumenterer projektets charter det procesproblem, der skal behandles, projektmål og omfang, samt holdets roller og ansvar. Der er også inkluderet projektets slutprodukter, tidslinje, budget og yderligere oplysninger, herunder antagelser og projektrisici.

1.

Gennemgå nøgleelementer i BPM-projektforslaget for optagelse i projektcharteret. Et projekt er givet et "grønt lys" af en projektsponsor og et projektudvalg bestående af information i et projektforslag, som projektmål, omfang og budget. Som følge heraf tillader inddragelsen af ​​disse elementer i forslaget i projektcharteret projektets aktiviteter, ressourcer og præstationer at måles mod det godkendte forventede resultat som henvist til i forslaget.

2.

Beskriv i almindelighed forretningsprocessen, der skal evalueres og standardiseres, og fordelene med projektsponsoreren for at gøre det. Henvis også til den økonomiske eller operationelle betydning af den nuværende processtatus, som førte til BPM-projektet. For eksempel vil "Project Team Members" observere ordrebehandling for at identificere de individuelle aktiviteter, der i øjeblikket udgør denne proces og de udfordringer, der er forbundet med denne proces, hvilket vil foreslå måder processen skal revideres for at opnå operationelle og økonomiske effektiviteter. Dette projekt afspejler virksomhedens strategiske mål om at øge effektiviteten og reducere omkostningerne ved behandling af en salgsordre. "Vær præcis med angivelse af målene, idet charteret vil fungere som et mandat, der berettiger projektaktiviteter efter godkendelse fra styregruppen og projektets interessenter .

3.

Hent BPM-projektets omfang fra projektforslaget og dokumentere det i projektcharteret. Projektets omfang refererer til det arbejde, der udføres af projektgruppen og definerer projektets grænser og de forretningsfunktioner, det omfatter. F.eks. Nævnes specifikke funktionelle områder som ordreindgang, ligesom mulige løsninger til løsning implementering, såsom personaletræning. Derudover diskuteres ændring af edb-systemer, ændringer i interne processer og krav til projektmetoden. Den mekanisme, der bruges til at revidere projektets omfang, er også dokumenteret.

4.

Identificer BPM-projektsponsor, leder, holdmedlemmer og interessenter. Dokumentere gruppemedlemmernes projektroller og beskrive indflydelse fra hver interessent på både projektets drift og dets resultat. Eksempelvis "Deltagerne i dette projekt bliver det personale, der opretter en salgsordre, kontrollerer tilgængeligheden af ​​produkter, planlægger ordren, skaber kundens krav, opretholder prisbetingelserne, udfører kreditkontrollen, sender en ordrebekræftelse til kunde og overvåge status for ordren. "

5.

Udvikle en tidslinje, der refererer til BPM projektaktiviteter, projektets startdato, start- og slutdatoer for de enkelte projektaktiviteter samt deadlines for både færdiggørelse af hele projektet og præsentationen af ​​resultaterne. Hvert projekt trin skal henvise til det hold, der er ansvarligt for trinets gennemførelse. Identificer de aktiviteter, der direkte følger hinanden fra projektets start til slutningen. Manglende gennemførelse af disse aktiviteter som planlagt vil påvirke den samlede projektplan negativt.

6.

Etablere BPM-projektets produkt - projektet "leverancer" - til BPM-projektet. Beskriv hver leverbar og diskutere, hvordan den vil blive udarbejdet og præsenteret. For eksempel er en softwareprogramspecifikation en leverbar, som kan præsenteres i et Word-dokument eller i et Visio flowchart.

7.

Opret det detaljerede BPM-projektudgiftsbudget på grundlag af projektforslagets budget. Anslå både kort- og langsigtede omkostninger ved projektet, herunder omkostninger til kapital, professionelle tjenester og løbende driftsomkostninger. Budgettet er et kritisk element i projektcharteret, som skal forelægges styregruppen og projektets interessenter til godkendelse.

8.

Optag yderligere oplysninger, der påvirker BPM-projektet. Du kan f.eks. Dokumentere de eksterne hændelser, der ikke er underlagt BPM-projektkontrol, og som påvirker projektets sandsynlige succes. Beskriv også risici, såsom en forestående unionstrejke, der kan påvirke omfanget, tidslinjen, budgettet eller andre elementer i projektcharteret. Diskuter ressourcebegrænsninger, såsom begrænset tilgængelighed af erfarne og uddannede medarbejdere. Dokumentere også en beredskabsplan for at imødegå forventede forhindringer eller monetære, menneskelige eller systemmæssige begrænsninger.

Ting, der er nødvendige

• Mission statement
• Projektforslag
• Organisationsplan

Tips

• Præsentere projektcharteret for hvert holdmedlem.
• Brug projektets tidslinje til at minde teammedlemmer om mål og anerkende tidligere præstationer.
• Motivere holdmedlemmer med foreløbige festligheder.