Sådan løses en forkert prøvebalance

Ved udgangen af ​​måneden, når det er på tide at afbalancere bogføringsbøgerne og gøre dig klar til næste regnskabsperiode, er et af de første trin sammen med en prøvebalance. Fra det tidspunkt kan du afslutte resten af ​​regnskabsprocessen. Men hvis der er fejl i prøvebalancen, indtil du finder og korrigerer disse fejl, kan du ikke bevæge dig fremad. At vide, hvordan du håndterer forsøgsbalancefejl, og deres korrektion tager øve og tålmodighed, men det kan gøres.

Hvad er en prøvebalance?

Forsøgsbalancen er en forretningsenheds første forsøg på at afbalancere sine bøger, når en regnskabsperiode afsluttes. Det tager slutbalancerne fra hver hovedbogskonto. Hovedbogstaverbalancen består af posteringer fra de generelle journalposter, der er foretaget i hele regnskabsperioden, og disse journalposter er historien om, hvad virksomheden gjorde i regnskabsperioden. Hvis det gøres korrekt, svarer debitorsiden af ​​prøvebalancen til kreditsiden. Hvis de ikke er ens, skal der foretages en undersøgelse for at finde fejlen, så regnskabsprocessen kan fortsætte.

Hvor fejl opstår

En af de mest almindelige fejl, der opstår ved udarbejdelse af en prøvebalance, er at omskifte tal. Gennemførelsesfejl i en prøvebalance opstår, når to numre byttes ved en fejltagelse. For eksempel indtastes $ 675 som $ 657, eller $ 989 indtastes som $ 899. En anden almindelig fejl er at sende til den forkerte hovedbog, som smider hovedbalancerne i to forskellige hovedbogsregnskaber. En tredje mulighed er, at nogle konti tilfældigvis udelades, når prøvebalancen er oprettet.

Sådan finder og retter du fejl

Den nemmeste måde at starte på er ved at omdanne prøvebalancestegene. Se på ledgerbalancerne og sammenlign dem med det beløb, der er opført på prøvebalancen. Hvis disse tal matcher, skal du igen tilføje debet- og kreditkolonnerne. Hvis tallene ikke ændrer sig, kan du prøve transponeringstricket. Hvis forskellen mellem debet- og kredittotalerne er delelig med 9, er der en god chance for et nummer gennemført på et tidspunkt. Hvis for eksempel debitsiden svarer til $ 6549 og kreditsiden er $ 6459, er forskellen $ 90, som er delelig med ni. Hvis dette er tilfældet, skal du se nærmere på bogstaverne og sammenligne dem med de generelle journalposter. Start med ledgers med de fleste transaktioner, såsom Cash eller Sales, og arbejd dig gennem de andre, indtil du finder fejlen.

Færre fejl med software

Selvom computeriseret regnskabssoftware ikke er perfekt, hjælper det helt sikkert med problemer som fejl i en prøvebalance. I mange tilfælde, så snart fejlen er lavet, vil softwaren advare dig. Hvis du laver en fejl i det generelle tidsskrift, kan softwaren afhente manglen på en matchende post. Hvis du for eksempel debiterer kontante salg for $ 450 og kreditsalg for $ 550, vil softwaren bemærke, at enten kontanter eller salgskonti mangler en matchende transaktion. Så hvis du stadig regner med den gamle gammeldags måde - ved hjælp af håndskrevne tidsskrifter og ledgers - kan du overveje at skifte til et edb-system. Sikkerhedsforanstaltningerne, kontrollerne og balancerne gør processen med at afslutte regnskabsprocessen i slutningen af ​​regnskaberne meget lettere, og også meget hurtigere.