Sådan arkiveres med et farvekodet arkiveringssystem

Opret et farvet kodet arkiveringssystem til dit hjem eller firma kontor for at blive organiseret. Et organiseret arkivsystem, der øger produktiviteten, giver dig mulighed for at finde filer, når du har brug for dem og hjælper med at reducere rod. Når din virksomhed vokser, kan du tilføje nye filkategorier ved at indføre en ny farve. Ved at udpege et sted for dine filer og skabe et effektivt arkiveringssystem, kan du fokusere din tid og energi på at opbygge din virksomhed i stedet for konstant at kigge efter filer eller afklamre dit kontor.

1.

Adskille de dokumenter, du planlægger at indlæse i kategorier. For eksempel oprette en filkategori for kundefakturaer, salgskvitteringer, årsregnskaber, leverandørfakturaer og skattedokumenter. Vælg en farve for at repræsentere hver kategori. Lav en liste over filkategorier og den tilsvarende farve til hurtigreference, indtil du husker den type fil, hver farve repræsenterer.

2.

Bestem den type arkivskab, der skal bruges til arkivering. Typisk indeholder vertikale arkivhuse husstørrelsesdokumenter eller dokumenter ca. 8, 5 tommer med 11 tommer, mens laterale arkivskabe indeholder dokumenter af juridisk størrelse eller dokumenter ca. 8, 5 tommer med 14 tommer. Vælg den kabinestil, der bedst passer til dine forretningsbehov.

3.

Køb farvede mapper, der svarer til de farver, du har angivet til filkategorier. Hvis du bruger almindelige manila-mapper, skal du købe farvede klistermærker eller etiketter, som holder dig til kanten af ​​mappefanen for nem visning.

4.

Placer dokumenter i farvede mapper, og læg derefter mapper i arkivskabet. Organiser filkategorier, der passer til dine behov. For eksempel skal du placere dokumenter, du ofte ser eller kategorier, du tilføjer oftest foran i arkivskabet og mindre brugte kategorier i ryggen. Du kan også alfabetisere filer, hvis du opretter individuelle filer til kunder, patienter og andre. Hvis alfabetiserende filer giver hver bogstav sin egen farve ved at købe etiketter med individuelle bogstaver og farver eller ved at vedhæfte en farvet etiket på mappen og skrive brevet på etiketten.

5.

Tilføj nye mappekategorier, som du finder passende ved at tildele nye kategorier en ny farve.

Ting, der er nødvendige

• Arkivskab
• Farvede mapper
• Farvede klistermærker eller etiketter

Tips

• Vælg fede farver, såsom rød, blå og lys gul, der skiller sig ud i arkivskabet for lettere adgang til filer.
• Gå gennem dit arkivsystem hvert år for at udvide filkategorier, fjerne kategorier eller kombinere kategorier.

Advarsel

• Bestil nye dokumenter så hurtigt som muligt for at undgå at skabe uønsket rod på dit kontor.