Sådan Email til Business

Nogle nye virksomhedsejere begår fejlen ved at behandle e-mail med samme hensyn som en personlig email til en ven eller et familiemedlem. I virkeligheden er det vigtigt at respektere e-mail-etiketter og regler for virksomheden, så dine kontakter vil tage dig alvorligt. Når du er stolt over, hvordan du skriver din e-mail, på samme måde som du opretter formelle forretningsbrev, hjælper du med at forsikre dine kunder (potentielle og aktuelle) om din professionalisme.

1.

Indtast et emne, der specifikt adresserer din forretning med modtageren. Hvis du ikke tidligere har kontaktet denne person via e-mail, kan han fejle dette for spam, hvis du forlader emnelinjen blank eller indeholder en kryptisk eller kommerciel besked. For eksempel, i stedet for bare at sige "Hej", skriv i "Opfølgning vedrørende dine annonceringsresultater".

2.

Formater din virksomheds e-mail som en standard forretningsbrev, start kun med at skrive kroppen omgående - du behøver ikke indtaste modtagerens navn og adresse som toppen. Hils læseren med en simpel "Hej" og modtagerens fornavn, hvis formelle eller titel og efternavn, hvis formelt. Retfærdiggør afsnitene - ingen indrykning på første linje - og adskilt hvert afsnit med en tom linje.

3.

Opdater læserens hukommelse eller forklar hvorfor du kontakter ham i første linie af e-mailen. Hvis du for eksempel mødte denne person ved en industribegivenhed og diskuterede reklame i din publikation, så sig det i den første linje og nævnt dit fulde navn. Hvis du har en sag eller et ID-nummer, der er relateret til denne kontaktperson, skal du sende det fremtrædende øverst på e-mailen.

4.

Stavekontrol hele din virksomheds e-mail-tekst for at sikre, at dine ord og sætninger er samlet korrekt. Hvis du har tilføjet kontaktens navn til din e-mail-adressebog, skal du sørge for, at det er stavet korrekt og har den korrekte aktivering. Sørg for, at dit eget navn, som vises i modtagerens "Fra" -linje, også er skrevet korrekt.

5.

Afslut dine forretningsmails med "Hilsen", "Med venlig hilsen" eller slet ingen hilsen.

6.

Lav en professionel signatur for at afslutte alle dine e-mails. Dette ligner den overskrift, som du almindeligvis finder øverst på en forretningsskrivelse - den anden part skal vide, hvordan du kontakter dig uden for e-mail. Signaturen indeholder dit fulde navn, position, adresse og andre kontaktoplysninger.

Tips

• Tal formelt i dit email brev, ligesom du ville skrive, hvis dette var et trykt brev.
• Undgå at tilføje vedhæftede filer til din første e-mail-kommunikation med en forretningsforbindelse, medmindre du for nylig har diskuteret, hvad du skal sende via telefonen.
• Brug feltet "BCC", hvis du ønsker at tilføje yderligere modtagere til e-mailen, medmindre hovedmodtageren er fortrolig og arbejder direkte med de andre modtagere.