Sådan dobbeltsjekker arbejdsmetoder

Arbejdsmetoder er de processer, hvormed virksomheder udfører opgaver. Sådanne metoder er imidlertid ikke altid optimale: De kan være ineffektive, uklare, manglende trin eller forældede. Dobbeltkontrol arbejdsmetoder gør det muligt for organisationen at forbedre eller ændre sådanne processer. Denne type revision kræver imidlertid samarbejde fra mange parter, fra ledelsen til deres underordnede. I nogle tilfælde kan du støde på modstand, når du ændrer arbejdsmetoder.

1.

Gennemgå alle politikker og procedurer i forbindelse med arbejdsmetoden. Saml træningsvejledninger, notater om jobtjeneste og jobbeskrivelser. Bekræft, at du kunne udføre opgaven med de materialer, der er til rådighed. Hvis opgaven ikke kan udføres med de angivne oplysninger, skal materialet ændres til at omfatte yderligere trin, som ikke er beskrevet i dokumenterne. Opfølgning med medarbejdere om, hvordan du udfører opgaven, hvis oplysningerne mangler.

2.

Bekræft procedurerne med ledelsen med ansvar for gennemførelse af de skitserede opgaver. Ring et møde og gå over hvert af de trin, der allerede er nævnt ud over eventuelle politikker, der tilføjes af hensyn til klarheden. Liste over alle de involverede medarbejdere med at udføre hver jobfunktion. Planlæg en tid til at observere deres arbejde for at gennemgå arbejdsmetoderne. Spørg ledelsesteamet om input vedrørende implicitte forventninger til arbejdstagere, der ikke er anført i politikkerne. Sådanne forventninger kan ankomme tidligt for at rense udstyr eller kassere materialer, efter at en proces er afsluttet.

3.

Se arbejdstagerne, der udfører den relaterede opgave. Optag alle trin, der ikke er angivet i dokumentationen til arbejdsmetoden. Noter også eventuelle afvigelser, genveje eller andre uoverensstemmelser. Spørg medarbejderen, hvor hun lærte eller udtænkte trin, der ikke er nævnt i de skitserede arbejdsmetoder. Dokumentere om sådanne afvigelser forbedrer eller forringer kvaliteten af ​​jobpræstationen.

4.

Relæ forskellen i arbejdsmetoder med ledelsen. Koordiner arbejdsmetode revisioner med vejleder og underordnede. Carlos Moore, forfatter til bogen, "Small Business Management, " kommenterer, hvor mange organisationer der danner "kvalitetscirkler" eller grupper af arbejdere, som regelmæssigt mødes for at diskutere kvalitetsproblemer og forslag til forbedringer. Få feedback fra begge parter om forskellene i de dobbeltcheckede arbejdsmetoder. Hvis det er nødvendigt, modtag ekstra input fra eksterne kilder som handelspublikationer, konsulenter og andre fagfolk angående de bedste måder at udføre metoderne på.

5.

Udfør opgaven igen ved hjælp af de reviderede arbejdsmetoder. Hvis opgaven ikke udføres med større effektivitet og forbedring end den tidligere metode, skal du kontrollere metoderne og rette op på nogle af problemerne.

6.

Omskriv arbejdsmetoderne ud fra input fra begge parter. Send notater til alle medarbejdere, der overfører ændringerne.

Tip

• Overvej dobbelt kontrol arbejdsmetoder som led i et hold. Indsamle yderligere revisorer med færdigheder i hver af de opgaver, der bliver gennemgået. Matt Seaver, forfatter til bogen, "Gower Handbook of Quality Management", forklarer, at et hold af revisorer med forskellige funktioner giver mulighed for en mere afrundet vurdering af de anvendte metoder.