Sådan bruges computere til at øge ledelseseffektiviteten

Brugen af ​​computerhardware, som laptops, scannere og printere, har eksploderet i de seneste årtier. Software designet til at øge effektiviteten i administrationen er velfungerende. Ved at effektivisere brugen af ​​kontorapplikationer til tekstbehandling, regnearkskab og præsentationer kan forretningsadministratorer øge produktiviteten for alle i virksomheden. Små virksomheder kan købe kontorapplikationer fra leverandører som Microsoft eller Apple, eller de bruger fri software fra organisationer som OpenOffice.org.

Email Software

At udnytte en e-mail-applikation bedst afhænger typisk af indstillingsregler for at håndtere indgående meddelelser, opsætning af standarder for underskrifter, svar uden for kontoret og andre skabeloner. For at eliminere distraktioner og forbedre produktiviteten bør succesfuld virksomhedsledelse afsætte bestemte tider om dagen for at gennemgå deres e-mail. De bør overveje at slukke for distraherende klokkeslæt, der annoncerer ny e-mail. Spamfiltre hjælper med at fjerne unødvendige meddelelser. Når medarbejdere bruger beskrivende emnelinjer, kan ledere hurtigt scanne indgående e-mail og identificere den kritiske besked, der kræver øjeblikkelig handling. Effektive ledere lærer at håndtere en besked en gang ved at læse den og derefter slette, svare eller arkivere for senere handling i en undermappe.

Workflow og Collaborative Software

Collaboration software, som SharePoint, gør det muligt for ledere at bruge formelle workflows til at rute dokumenter fra en medarbejder til en anden. Med klare direktiver træffer medarbejderne hurtigst muligt og sikrer, at arbejdet løber problemfrit og effektivt i hele organisationen. Ved at scanne papirdokumenter og gøre dem tilgængelige online, reducerer små virksomhedsledere den tid, det tager at kommunikere og dele kritisk information.

Kalenderprogrammer

Vedligeholdelse af en online kalender hjælper alle med at fungere mere effektivt, fordi alle medarbejdere kan se og interagere med en konsolideret visning af arbejdet. Regelmæssige møder kan planlægges på forhånd, så folk kan planlægge deres egne tidsplaner mere effektivt. Ved at notere medarbejderferier og anden personlig tid væk fra kontoret, kan ledere hurtigt se, hvornår yderligere dækning er påkrævet.

Projektstyringssoftware

Projektstyringsværktøjer, som Microsoft Project, Basecamp eller Zoho, tillader en travl projektleder for små virksomheder at deltage i projektopgaver, tildele ressourcer og overvåge fremskridt. Fordi information nemt kan deles med projektteammedlemmer, sparer vellykkede projektledere tid og reducerer papiraffald. I stedet for at distribuere papirdokumenter til statusopdateringer, planer eller handlingsobjekter samarbejder de med teammedlemmer online og udskriver kun, når det er nødvendigt, f.eks. Til godkendelsessignering.

Smartphones og bærbare computere

Ved at bruge smarttelefonteknologi holder medarbejderne kontakten, når de er ude af kontoret. Office-applikationer synkroniseres med telefonapplikationer for at maksimere produktiviteten. Effektiv personale opretholder deres kontaktlister, personlige noter og aftaler på deres telefoner. De ser dokumenter på deres telefoner og bærbare computere, hvilket minimerer behovet for papirkopier.

Internet

Brug af internetressourcer reducerer behovet for besværlige manualer og andet trykt referencemateriale. Mobilansatte bruger eksterne harddiske og USB-stik til at overføre dokumenter fra en computer til en anden og til at oprette sikkerhedskopier i tilfælde af nødsituationer eller katastrofer. Socialmedieteknologi, som wikis, blogs og fora, gør det muligt for ledere at interagere med underordnede, jævnaldrende, overordnede og kunder mere effektivt.