Hvilke dokumenter har et selskab brug for at bringe til sin revisor?

Selv virksomheder, der har et regnskabspersonale, bruger typisk en ekstern revisor til at revidere deres optegnelser eller forberede selskabets årlige selvangivelse. Når du eller et medlem af din regnskabspersonale planlægger en aftale for at mødes med din skatterådgiver, har han brug for kopier af flere dokumenter for at kunne fuldføre føderale og statslige selvangivelser. For at gøre det nemt skal du tildele en person at samle de dokumenter, som din revisor skal bruge.

Virksomhedsdokumenter

For dit første møde med din skatterådgiver skal du give hendes kopier af firmaets organisationsdokumenter. Dette omfatter firmaets vedtægter, vedtægter, lister over nøgleaktionær eller virksomhedsejerens navne og andre organisatoriske dokumenter udstedt af den stat, hvor du har registreret dit selskab. Giv hendes kopier af dit selskabs skat identifikationsnumre for både føderale og statslige regeringer.

Skattedokumenter

Når du bruger en ekstern revisor til at forberede din selvangivelse, medbring venligst selskabets tidligere selvangivelser, hvis nogen. Inkluder alle lønordningsskattedokumenter indleveret kvartalsvis gennem året, herunder Internal Revenue Service-formularer 940 og 941, angiv kildeskat og statslige arbejdsløshedsdokumenter. Glem ikke at medbringe kopier af alle lønrapporter, som omfatter kopier af medarbejder W-2-formularer og lønrapporter transmissionsformer, såsom IRS W-3-formularer. Fremstil kopier til din revisors brug af alle 1099 formularer udstedt til leverandører, underleverandører eller uafhængige entreprenører. Inkluder kopier af eventuelle rapporter om slutningen af ​​årets salgsafgift. Tilføj til revisorens pakkeårsrapport, der opsummerer medarbejderbeskatningsdata, forsikringspræmier og andre konti, der vedrører medarbejdere, såsom undervisningsprogrammer eller cafeteriaplaner.

Lånedokumenter

Virksomhedslån, som du foretager betalinger på i løbet af året, giver mulighed for skattefradrag. Lad din revisor vide, om du har købt store aktiver i løbet af året, som f.eks. Lastvogne eller udstyr, der bruges i din virksomhed. Medbring faktura kopier af gamle og nye aktiver, der viser købsdato for udstyret, datoen du købte udstyret og en beskrivelse af det købte aktiv. Hvis du har en kreditkreds med din långiver eller andre virksomhedslån udbetalt månedligt, lav kopier af dine lejemål eller eventuelle støttende dokumenter, der giver backup til dine lån, lejemål eller kreditlinjer. Udskriv årsskemaer for hvert af dine lån, lejemål eller kreditkort.

Finansielle dokumenter

Overvej at give din revisor adgang til dit interne regnskabssystem midlertidigt for at hjælpe med at beregne dine skatter. Hvis det ikke er muligt, skal du medtage kopier af årsregnskabet, som selskabsbalancen, resultatopgørelsen, beholdning af indtjening, egenkapital og pengestrømsopgørelse. Inkluder ultimo kontrol- og opsparingskonto saldi, månedlige kontoudtog og bankafstemning oplysninger. Også generere kopier af eventuelle ultimo investeringskonto saldi eller udbytte udbetalt til aktionærer i hele året, hvis det er relevant, til din revisors brug.

Andre dokumenter

Når du driver et firma, der fremstiller et produkt, producerer du kopier af regnskabsårene for regnskabsåret til din revisor. Inkluder eventuelle rapporter om varegods, der bruges til at beregne regnskabsårets solgte rapport for slutningen af ​​varen som backup for årsregnskabet. Hvis din virksomhed beskæftiger sælgere, skal du inkludere en rapport, der angiver de forretningsmiljøer, der drives hele året for hvert køretøj, virksomheden ejer eller refunderer kilometertal. Vær klar med detaljerede journaler, der backar op mængden af ​​kilometer kørt hvert år. Hvis din virksomhed opererer som et S-selskab, skal du inkludere de medicinske forsikringspremieoplysninger, der er betalt for virksomhedens primære ejere og deres pårørende, da IRS kræver, at disse oplysninger indgår i bruttolønnen på W-2'er, der vises som aktionærer, der er skattepligtige frie fordele.