Hvordan tager jeg effektivt mødemøder?

Møde minutter bruges til at minde dem, der deltog i mødet i de vigtige beslutninger, tidsplaner, projekter, ideer og andre oplysninger, der blev givet under mødet. Når du tager møde minutter, lyt forsigtigt til hver deltager og noter ideer, beslutninger eller nøglepunkter, der tilbydes. Opret en mødeminute skabelon i forvejen til dig for at tage organiserede noter om hvert emne adresseret. Still spørgsmål for at afklare forvirrende problemer under og efter mødet. Kompilér dine noter til officielle møde minutter, mens mødet stadig er frisk i dit sind.

1.

Kompilere baggrundsinformation før mødet for bedre at forstå mødeemner. Bede om forhåndsudgaver af diasshowpræsentationer, uddelinger og andre materialer fra højttalere. Lav en liste over dem, der deltager i mødet, eller send et mødeblad under mødet, så du kan medtage navnene i de officielle mødereferater.

2.

Opret en mødeskabelon, der indeholder plads til tidspunkt og dato for mødet, formål, navn på facilitatorer og mødevarighed. Udfyld disse oplysninger inden mødet starter. Også syg i varigheden af ​​mødet i slutningen. Skriv hvert diskussionsemne og giv nok plads til at tage notater. Antal skabelon sider for at undgå forvirring, når du opretter officielle møde minutter. Opret mødeskabeloner på papir eller elektronisk tekstbehandlingsdokument, hvis du tager notater ved hjælp af en bærbar computer.

3.

Lyt omhyggeligt under mødet. Optag information vedrørende hvert emne i det tilsvarende afsnit på din skabelon. Medtag kun relevante oplysninger, herunder forslag, klager og resolutioner sammen med navnene på dem, der er aktivt involveret i samtalen. Medtag nøglepunkter lavet under en præsentation. Optag nye opgaver, produktudviklingsideer, tidsplaner for projektets gennemførelse og list alle vigtige beslutninger.

4.

Gennemgå dine noter hurtigt, inden mødet udsættes. Spørg opfølgningsspørgsmål straks, mens de, der deltager i mødet, stadig er til rådighed for at afklare eventuelle spørgsmål.

5.

Opret en liste over officielle møde minutter ved hjælp af de noter og præsentationsmaterialer, der er indsamlet under mødet, så hurtigt som muligt. Gennemgå møde minutter med en anden deltager eller facilitator for at afgøre, om oplysningerne er korrekte og fuldstændige. Distribuere officielle møde minutter til dem, der deltog i mødet.

Ting, der er nødvendige

• Møde skabelon
• Præsentationsmaterialer
• Optageenhed

Tip

• Brug en optageenhed under lange præsentationer eller møder med flere højttalere for at sikre, at alle relevante oplysninger er inkluderet i at møde notater sammen med navnene på dem, der præsenterede.

Advarsel

• Deltag ikke aktivt i mødet, hvis du tager notater. Deltagelse i mødet mindsker din evne til at lytte og tage effektive noter.