Eksempler på at skrive gode noter om en medarbejder

Som en travl lille virksomhedsleder kan du måske tro, at du ikke har tid nok til at dokumentere medarbejdere. Men at opretholde gode noter på dine underordnede kan faktisk spare dig tid på linjen. Dine noter vil være afgørende for disciplinering af medarbejderen, eller hvis du i sidste ende skal reagere på en klage, klage eller diskrimination. Selv typiske opgaver som at forberede medarbejderens evaluering bliver lettere - og en mere præcis skildring - hvis du har eksempler for hele året i hånden i dine noter.

detaljeret

Opret tilstrækkeligt detaljerede noter, der kræver minimal forklaring. Hold noterne enkle og undgå branchespecifik jargon, firma slang eller akronymer. Husk, at dine noter i en dag kunne blive genstand for en voldgiftshøring eller undersøgelse af lige muligheder for beskæftigelse, og voldgiftsmanden eller efterforskeren skal kunne følge noterne. Medtag specifikke oplysninger om emnerne samt medarbejderens jobtitel, de opgaver, han blev tildelt og dit forhold til ham. Dette vil hjælpe læseren med at sætte informationen i kontekst. Skriv dine noter så hurtigt som muligt efter hændelsen for at sikre, at du indeholder alle relevante oplysninger. At vente for længe vil gøre det svært for dig at huske alle detaljer.

Faktuel

Hold dine noter faktuelle og overdriv ikke. At skrive "John er altid argumenterende" eller "John er aldrig på tid" reducerer troværdigheden af ​​din dokumentation. I stedet skal du skrive noget mere specifikt: "John var sent på 11 af de 22 arbejdsdage i oktober måned." Illustrér dine point med statistiske data, hvilket også sikrer, at din dokumentation er faktisk. Selv om en erklæring om, at Johns forestilling er "virkelig dårlig", kan være sandt, skal du demonstrere rigtigheden af ​​dine noter ved at nævne, at Johns fejlfrekvens er konsekvent over 60 procent, mens den gennemsnitlige fejlrate for resten af ​​holdet - herunder nye medarbejdere udfører de samme pligter - er mindre end 5 procent.

Objektiv

Anbring ikke dømmekraft på medarbejderens adfærd. Hold din tone neutral og objektiv. I stedet for at skrive "Jane's dovenskab fortsatte tirsdag. Hun rullede sig godt efter brudtiden og havde sin vanlige dårlige holdning, da jeg talte til hende om det, " state "Jane var 15 minutter for sent tilbage fra sin pause tirsdag. Da jeg spurgte grunden til, hun rullede øjnene og gik væk uden at svare. Bliv professionel og lad ikke din frustration gå over i dokumentationen, for det vil alvorligt forringe integriteten og nytteværdien af ​​dine noter.

Dato, Tid og Signatur

Medtag datoen og klokkeslættet - for både hændelsen, og når du skrev dokumentationen - i dine noter. Uden en dato kan dokumentationen ikke nødvendigvis bruges til at bevise, at en hændelse opstod. Selvom e-mail er et nyttigt værktøj til bekræftelse af en samtale - fordi den indeholder en dato, klokkeslæt, modtager og endda kan oprettes for at bevise levering og kvittering - skal du ikke erstatte ansigt-til-ansigt rådgivning med en e-mail samtale. Dine noter bør ikke komme som en overraskelse for medarbejderen. Hvis noten indeholder noget væsentligt, overvej at bede medarbejderen om at underskrive for modtagelse af oplysningerne. Forklar at underskrivelse for modtagelse af dokumentationen ikke nødvendigvis udgør en aftale med indholdet.