Retningslinjer for høflig kommunikation

Regler om høflighed, i kommunikation og ellers, er gennemsyret i historien. Nogle er også ændret som samfund, og teknologien er ændret. Det er bestemt ikke rigtigt, hvad der styrer høflig kommunikation i nogle kulturer hos andre, så det er vigtigt at forstå kulturelle forskelle på forhånd. At kommunikere høfligt indikerer respekt for andre, hvilket kan gå langt i både personlig og erhvervskommunikation.

Afbrydelse

Afbrydelse betragtes generelt som uhøflig adfærd. Tillad højttaleren at afslutte en sætning i samtalen, eller hvis han har en bestemt tid til at tale, f.eks. Under et forretningsmøde. I nogle tilfælde skal du afbryde, f.eks. Når du kører kort tid, eller samtalen springer af emnet eller kommer ind i et upassende område. I disse tilfælde betyder høflig kommunikation at vide, hvordan man afbryder høfligt. Øv med at bruge sætninger som "Undskyld, jeg ved, hvor værdifuld din tid er, så jeg synes, vi skal holde os til emnet."

nonverbal

Høflig kommunikation findes i ansigtsudtryk og kropsbevægelser såvel som ord. Når man snakker, kan smilende indikere åbenhed og hjælpe lytteren med at slappe af. Hvis du lytter, sidder oprejst, holder øjenkontakt, nikker nogle gange og endda øger dine øjenbryn lidt, lader højttaleren vide, at du er aktivt opmærksom. Det er vigtigt at huske at nonverbale signaler ikke altid er pålidelige. For eksempel, hvis en lytter er frowning eller kigger ned, kan han simpelthen ikke føle sig godt. Men at være opmærksom på dine nonverbal signaler er den bedste måde at bruge dem på en høflig måde.

Skrivning

Holde skriftlig korrespondance høflig kan overses med dagens elektroniske kommunikation, som e-mail. Hold forretningsmails professionelle, ligesom du ville have et gammeldags brev. Brug altid en emnelinje, så læseren ser emnet og indeholder en professionel hilsen og signaturlinje. Ikke-verbale tegn er fraværende i e-mails, så dine manerer vil kun være tydelige i din brug af "tak", "tak" og andre høflige sætninger. Hvis emnet er komplekst eller potentielt konfronterende, viser forskning, at e-mail kan være mere høflig end at aflade en telefonsvarerbesked, da du kan tage mere tid og redigere, inden du sender.

Overvejelser

Antag aldrig, især i en forretningsområde, at nogen har tid til at snakke, når det er uplanlagt; spørg før du forsøger at starte en samtale. Lad ikke baggrundsstøj komme ind under telefonopkald, eller forsøg at spise frokost, mens du er på opkaldet. Husk, at forretningsliv og respekten der følger med, tæller stadig i sociale situationer, så tag ikke kendskab til din chef på kontorferiefestet. Du må ikke rette nogen persons grammatik foran andre, medmindre de misforstår dit navn. Undgå samtaler, der handler om en anden, og dominerer det ikke, når du deltager i samtale.