Guide til proceskortlægning

Et proceskort eller flowchart kan hjælpe en lille virksomhedsejer til bedre at forstå, hvordan arbejdet udføres, og om forbedringer kan øge effektiviteten og reducere affald og frustration. Oprettelse af et sådant diagram over en eksisterende proces er et fælles trin i procesforbedringsmetoder, men du kan drage fordel af proceskortlægning, selvom du bruger det alene. Proceskort kan også skildre, hvordan en ny eller ændret proces skal udføres for at sikre, at medarbejderne forstår detaljer og forventninger.

Grundlæggende oplysninger

Det er typisk bedst at bruge en kombination af teknikker til at indhente oplysninger om, hvordan en proces udføres i øjeblikket. Bed arbejdstagerne om at liste deres trin i rækkefølge og forklare eventuelle situationer, der får dem til at ændre trinene. Overhold processen og registrer, hvad der gøres og hvordan det gøres. Bring arbejdere sammen og gennemgå de oplysninger, du har samlet, bede om yderligere detaljer og afklare eventuelle huller eller uoverensstemmelser.

Symboler

Brug standard proceskortlægningssymboler, så enhver, der er bekendt med konventionerne, kan læse dit proceskort og få en grundlæggende forståelse af din proces. Et rektangel repræsenterer et grundlæggende processtrin, typisk en enkelt handling, som en person eller en maskine udfører. Brug en diamantform til at angive et valg eller valgpunkt, hvor det efterfølgende trin afhænger af en bestemt tilstand. Andre former betyder start- og slutpunkter, fortsættelse på en separat side og tilhørende dokumenter eller udstyr.

Skabelse

Start dit proceskort ved at sætte det første trin øverst til venstre på dit papir eller softwarelayout. Hvis du foretrækker det, kan du forudse det med en afrundet rektangelform, der angiver begyndelsen af ​​en proces. Etiket hvert trin med en kort sætning, der beskriver den handling, der er taget, og tilslut processtrin ved hjælp af en linje med en pil på enden for at angive den retning, processen bevæger sig i. Indsæt hvert trin og beslutningspunkt i dit rutediagram, der bevæger sig over og ned på siden. I nogle tilfælde kan du få fordel af at spore den tid det tager for hvert trin i en proces og for eventuelle forsinkelser mellem trin og mærkning af dit rutediagram med disse oplysninger.

Analyse

Når du gennemgår dit proceskart, skal du være opmærksom på tegn på ineffektivitet, f.eks. Omarbejdning, flaskehalser og potentiale for fejl. Vær også opmærksom på, når arbejdere angiver, at et processtrin udføres forskelligt af forskellige personer eller under visse omstændigheder. Vær sikker på at denne variation giver værdi til din proces, snarere end at tilføje kompleksitet og reducere standardisering. Glem ikke at få de personer, der udfører processen, gennemgå proceskortet for at bekræfte, at det er korrekt.

Variationer

For mere komplekse processer eller til særlige situationer kan du bruge en specialiseret proceskartotek. For eksempel, hvis din proces indebærer mange hånd-offs mellem enkeltpersoner eller grupper, kan du vælge et implementerings- eller tværfunktionelt flowchart, der fremhæver hvem der udfører hvert trin i en proces. Hvis du er særligt interesseret i at skildre den del af din proces, der repræsenterer ineffektivitet, kan du oprette en mulighed flowchart, som adskiller trin, der tilføjer værdi fra dem, der repræsenterer affald.