En vejledning til bedste praksis for kontraktadministration

Kontrakter en virksomhed etablerer med sine kunder, medarbejdere og leverandører er juridiske dokumenter, der medfører rettigheder og ansvar for begge parter. Administrerende eller "administration" kontrakter kræver omhu og et kæmpe øje for detaljer. Der er nogle bedste fremgangsmåder, der kan hjælpe - tidskendte metoder til administration af kontrakter, der hjælper dig med at undgå at overtræde deres vilkår og betingelser.

Distinguishing Kontrakter

En grundlæggende bedste praksis i kontraktadministration er at forstå den type kontrakt, du har at gøre med. Der er to typer af kontrakter - enkle kontrakter og gerninger - og hver medfører forskellige vilkår og forpligtelser. En simpel kontrakt er en kontrakt, der ikke er en handling. Enkle kontrakter omfatter aftaler om at sælge produkter og tjenester, såsom lejemålet på din butikskonference og eventuelle kontrakter, du har med dine medarbejdere. Gjerninger er derimod mere komplekse, da de skal gøres skriftligt, underskrevet, bevidnet og leveret med en officiel forsegling. Boliglån foretages ofte ved gerning, ligesom visse aftaler med kreditorer og banker.

Enkle kontrakttyper

Næsten alle kontrakter, du møder i din virksomhed, vil være enkle kontrakter. Disse enkle kontrakter kan klassificeres som enten ensidige eller bilaterale. En ensidig kontrakt indebærer, at kun en part lovligt gør noget, og den anden har ingen juridisk forpligtelse til at købe noget til gengæld eller for at opfylde en anden del af kontrakten. En bilateral kontrakt indebærer, at begge parter har pligter og forpligtelser til at opretholde. At kende forskellene mellem disse forskellige typer af kontrakter hjælper dig med at holde det klart, når du har en forpligtelse til at handle og / eller når en anden part skylder dig en forpligtelse.

Vilkår og betingelser

I modsætning til popular tro skal kontrakter ikke skrives i blæk for at kvalificere sig som gyldige eller lovlige. Men tydelig redegørelse for vilkårene i en kontraktlig aftale tjener til at beskytte din virksomhed og hjælper med at undgå konflikt. Når du f.eks. Sælger et produkt eller en tjeneste, er hovedbetingelserne den pris, der betales, og beskrivelsen af ​​varerne og tjenesteydelserne. Kvitteringen kan være i form af kontrakten, og det er vigtigt, at du også skitserer dine vilkår og betingelser for returnering eller annullering på kvitteringen. Når det drejer sig om mere komplekse transaktioner, såsom salg af ejendomme, kræver loven, at visse vilkår skitseres fuldt ud. Hvis du er i tvivl, skal du altid skitsere alle vilkårene - du kan ikke gå galt ved at skrive for meget i modsætning til for lidt.

Tilbud og accept

Det lyder som en no-brainer, men virksomheder skal være forsigtige med at kun tilbyde, hvad de rent faktisk ønsker at sælge eller hvad de rent faktisk har på lager. Det er her begreberne "tilbud" og "accept" kommer til at spille i kontraktadministration. Tilbuddet er ofte implicit. En detailbutik, der viser tøj i et vindue, tilbyder f.eks. Effektivt tøj til salg, selvom der ikke er tegn til at sige, hvor meget tøjet koster. Acceptance sker, når en kunde beder om at købe noget og derefter overføre penge til kontorist. Der kan opstå problemer, hvis du annoncerer et bestemt produkt eller en tjeneste, og derefter ikke kan opfylde anmodninger. For at komme rundt om dette skal du være forsigtig med at reklamere ved at kvalificere tilbuddet eller begrænse accepten til et begrænset antal.

Bryde kontrakten

Få ting kan være mere skadelige for en virksomheds omdømme end at have en rodet retssag over kontraktbrud, men det kan ske, hvis du ikke holder dine kontraktlige aftaler. For eksempel kan en kunde betale for en god eller tjeneste, der skal leveres på en bestemt dag. Hvis du undlader at levere på den pågældende dag, har kunden lovlige grunde til at genvinde enten pengene eller den tid, der går tabt. Andre gange vil undladelsen af ​​at indeholde en betegnelse eller en betingelse i en kontrakt gøre kontrakten ugyldig, hvilket fører til, at din virksomhed taber. For eksempel, hvis du glemmer at angive betingelserne for at returnere et produkt på kvitteringen, kan en kunde feasibly hævde, at butikken har en åben returpolitik. Som en god praksis skal du forsøge at undgå kontraktbrud i enhver henseende ved klart at redegøre for dine vilkår, følge med på forpligtelser og kommunikere eventuelle advarsler.