Gode ​​kriterier, der skal bruges, når der opstår forstyrrende forretningsomkostninger til rejser

Forretningsrejser er ofte en vigtig del af virksomhedens operationelle krav. Det kan også blive meget dyrt. Forvaltning af udgifter, der nemt kan komme ud af kontrol, kræver gode politikker og retningslinjer. Medarbejdere har brug for parametre for, hvad der kan og ikke kan udgiftsføres, samt begrænsninger på flybillet og hoteludgifter. Med politikker på plads kan ledere opnå bedre overvågning inden rejsen begynder selv.

Boligparametre

Hvis du ikke siger noget, kan en medarbejder gå til de bedste overnatningssteder. Efter alt forlader han hjem for at drive virksomhed - hvorfor skal han ikke nyde det bedste? Du kan holde dine medarbejdere behagelige og produktive ved at angive hoteltyper som f.eks. Mellemstore business-hotelkæder, ideelt i $ 89 til $ 149 pr. Nat-sortiment.

Mens du ikke ønsker at være for stram, da nogle byer har højere hotelomkostninger end andre, er der intet galt med at sætte en forventning om et rimeligt prissat forretningshotel. Mange virksomheder giver en liste over foretrukne hotelkæder. Disse kæder lever ofte til forretningsrejsende og inkluderer gratis trådløst internet og lette morgenmad i værelsesprisen.

Måltider

Medarbejdere, der overnatter på rejse eller længere, bør forvente måltidrefusion, men der er rimelige udgiftsgrænser. Mange virksomheder har retningslinjer for, hvor meget en medarbejder kan bruge pr. Måltid. Tillad dine medarbejdere at have en god middag, men der er ikke noget galt med at sige, at $ 25 pr. Person er grænsen.

På samme måde nægter virksomhederne at refundere alkohol i medarbejdermåltider både for omkostninger og nogle gange etiske og moralske grunde. Nogle virksomheder tager det et skridt videre og overvejer alkohol til frokost en krænkelse af menneskelige ressourcer og en forpligtelse. Også medarbejdere, der rejser i løbet af en arbejdsdag, men uden overnatning bør ikke forvente måltider på virksomheden, medmindre du forudautoriserer dem.

Underholdning

Underholdende kunder og salgsudsigter er en legitim forretningsomkostning. I mange brancher går ud på drikkevarer eller aftensmad som en del af, hvordan virksomheden bliver færdig. Nogle virksomheder også komp billetter og rejser for deres kunder. Men uden tilsyn kan disse omkostninger nemt komme uden kontrol.

Du bør oprette klare politikker om køb af måltider og drikkevarer, når du rejser, herunder retningslinjer for, hvor meget der kan tilbydes pr. Person, og hvilke steder, dit firma anser for upassende - som f.eks. Stripklubber eller kasinoer.

Flyselskaber

Airfare kan være en af ​​de mest kontrollerede udgifter. Indkøb af billetter tidligt, tage fly med layovers og gå med det flyselskab, der har den laveste billet i stedet for at favorisere et bestemt flyselskab, kan medføre betydelige omkostningsbesparelser. Medarbejdere, der booker deres egen flyrejse, skal vide deres forventninger til, hvordan de kan købe deres billetter.

Du kan udøve overblik ved at kræve medarbejdere at få ledelsesgodkendelse, før du køber. Nogle ledere kræver, at medarbejderne udskriver en liste over flere flybilletter for ruten fra et online-rejseside for at se, at medarbejderne vælger de mest passende billetpriser.

Omfattende tilsyn

For at strømline processen, tage byrden af ​​medarbejderne og opnå større omkostningsovervågning, vælger virksomhederne ofte at centralisere deres rejsebestillinger. Du har to muligheder for dette - medbring det internt eller brug et forretningsrejserbureau.

At have en eller to personer i huset, der arrangerer alle flybilletter, hoteller og udlejningsbiler holder tingene under ledelsens nært tilsyn. Hvis det er for besværligt eller dårlig brug af medarbejdernes tid, er der rejsebureauer, der specialiserer sig i at hjælpe virksomheder med at finde de bedste tilbud til deres forretningsrejser. Inden købet foretages, sender agenturet den rette leder til godkendelse. I nogle tilfælde står virksomhederne for at gøre det bedre at basere sig på fagforhandlingsjagtkundskab.