Grundlæggende elementer af erhvervskommunikation

Erhvervskommunikation vises i mange former inden for en organisation. Virksomheder kommunikerer med kunder via hjemmesider, rapporter eller tidsskrifter. Intern kommunikation omfatter telefoner, telefonsvarer, nyhedsbreve og det interne e-mail-system for at nævne nogle få. I alle tilfælde er, om forretningskommunikation er intern eller ekstern til virksomheden, tre elementer, der er grundlæggende for dets succes, klarhed, struktur og viden om dit publikum.

Klarhed

At skrive eller kommunikere med klarhed er måske det vigtigste element i kommunikation. Effektiv forretningskommunikation får ret til det punkt, siger præcis hvad der menes uden at indsætte dobbeltsprog og formidles på de enkleste betingelser. Anvendelse af den fælles folkeregler, i stedet for industriens akronymer, der kun er kendt for nogle få, gør kommunikationen tilgængelig for lytteren eller læseren og er let forståelig.

Struktur

Som en god historiefortælling kræver forretningskommunikation en begyndelse, en midt og en ende. Efter denne logiske struktur er det let for en læser eller en lytter, da det er en, som de fleste mennesker er blevet lært at forstå. Brug denne struktur til enhver form for kommunikationsmedier, rapporter, e-mails eller voicemail; også ansætte det under selskabsmøder. Vær kortfattet og undgå at blive overdrevent ordrig, og din besked skal komme på tværs.

Publikum

Forstå dit publikum. Når du kommunikerer med en kunde, skal du vælge den sprog, han vil forstå, snarere end den terminologi, der er uden for hans viden. Det samme koncept gælder, når du snakker med jævnaldrende eller andre interne teammedlemmer. Akronymer kan spare plads, men de fleste mennesker ved ikke hvad de betyder; resulterende skriftlige kommunikation ligner alfabet suppe. Adresse dit emne til dit publikum - ikke tvinge dit publikum til at passe emnet.

Konsistens

Vær konsekvent i din kommunikation tag ikke imod modsætninger, som kun tjener til at forvirre lytteren eller læseren. Vælg den side af problemet, som du vil tilbage og holde fast ved det. Ved hjælp af en konsekvent stemme og stil hjælper publikum til at engagere sig i meddelelsen og udvikle tillid til dit firma eller produkt. Det er usandsynligt, at folk vil stole på oplysningerne i en meddelelse, der er inkonsekvent eller modstridende.

Medium

Brug det rigtige medium til at adressere dit publikum. Hvis meddelelsen kræver et personligt brev eller en email, skal du bruge det medie til meddelelsen. Hvis det kræver tale til tale eller ansigt til ansigt kommunikation, er e-mail det forkerte valg. Mediet, der bruges til erhvervskommunikation, giver troværdigheden til meddelelsen, så hold den medie, der understøtter meddelelsen.