Fem trin af en budproces

Mange små virksomheder søger at udvide deres marked ved at byde på større eller flere langsigtede projekter. Kontrakter kan omfatte offentlige anmodninger om forslag (RFP'er) eller virksomheder, der søger at være den primære leverandør af et bestemt produkt eller en tjeneste til en stor konglomerataftale. Når du byder på en kontrakt, skal du følge fem grundlæggende trin for at forbedre dine chancer for at blive tildelt kontrakten.

Forskning og Planlægning

Dette skridt tager sig tid til at etablere virksomhedens kvalifikationer for at opfylde projektets behov. Det er afgørende at vide, at dit firma har erfaring og ressourcer til at opfylde behovene hos en større kontrakt. I forsknings- og planlægningsfasen skal du se på din egen forretningsplan som en ressource til information. Brug oplysninger om tilbudsforespørgsel, og træk derefter relevante oplysninger ud af din egen forretningsplan og perfekt det til projektet. Gør yderligere forskning på virksomheden, og udbudsforespørgslen skal forstås virksomhedens mission og vision. Du bruger alle disse oplysninger til at strukturere dit bud på en måde, der er skræddersyet til anmodningens behov.

Forbereder budet

Oprettelse af budet kræver tilpasset din forretningsplan for at fremhæve, hvordan dit firma kan opfylde budforespørgslen. Overvej omkostningerne ved materialer, tidsramme og arbejdskraft, der er nødvendige for at gennemføre buddet. Husk at et bud ikke altid gives til den laveste pris, men gives i stedet for det selskab, der bedst kan betjene budets behov. Gå gennem omkostningerne, sørg for, at de er korrekte og retfærdiggør omkostningerne, baseret på projektbehov. Vær klar over, om du tilbyder rabat eller premium-tjenester, og hvorfor det er gavnligt for projektet.

Indsend budet

De fleste offentlige myndigheder, der søger en RFP eller en anmodning om citat (RFQ), bruger onlineportaler til at indsende bud. Sørg for at du lærer, hvordan portalerne fungerer, og at indsendelsen går til det rigtige sted med den korrekte dokumentation, der er vedlagt i en samlet PDF-fil. Den lokale Small Business Administration (SBA) er en god ressource, der hjælper med at navigere i regeringssystemer. Hvis buddet er for en organisation i den private sektor, skal du finde ud af den bedste metode til budlevering. Mens digitale formater er bredt accepterede, fordi de nemt distribueres til interessenter, kan nogle organisationer have trykte bud. Følg deres regler for at etablere din professionalisme.

Præsentationsplatform

Hvis du har gjort alt arbejdet gennem korrekt prissætning og indsendelse af budet, kan du have mulighed for at mødes med det beslutende team, der gennemgår buddet. I dagens digitale verden, forventer at præsentere personligt eller via online møder. Vær forberedt på at besvare spørgsmål om buddet, giv yderligere oplysninger om prissætning eller tidslinjer. Dette er ofte det stadium, hvor du måske bliver spurgt, om dette er dit "bedste og sidste" bud. Tag en beslutning, hvis der er plads til justeringer, og informer gruppen om, at du kan afgive et revideret bud, hvis det er nødvendigt. Vær sikker på at detaljere, hvad der skifter til en lavere pris, om det er materialernes kvalitet, oplevelsen af ​​arbejdskraft eller nogen anden faktor, der påvirker slutproduktet.

At få kontraktprisen

Sørg for at finde ud af, hvornår kontrakten vil blive tildelt. Mens disse tidslinjer kan ændres, vil du gerne indstille dine kalendere og give dig tilstrækkelig tid til at tage de nødvendige forberedelser til at opfylde kontrakten. Tildelende agenturer forventes ikke at starte et projekt umiddelbart efter prisen, men du skal starte dialogen om fastsættelse af startdatoer. Hold kontakten med agenturets ledelse, bemærk eventuelle anmodninger om ændringer i omfanget og sørg for justeringer af kontrakten for dem. Vær professionel og lever i god tid for at øge dine chancer for fremtidige budgivninger.