Finansielle aspekter af kontraktstyring

God kontraktstyring sikrer, at de kontrakter, som din virksomhed tegner, ikke overstiger forventede udgifter. Kontraktsadministration starter, når du identificerer dine mål, og fortsætter derefter med budgivning, nybegynder og udarbejdelse af vilkårene. Derefter forvalter du kontrakten ved at overvåge præstationen og håndhæve vilkårene. For et lille firma på et stramt budget, er det et redskab til at holde omkostningerne ved ballooning.

specifikationer

Når du anmoder om bud fra entreprenører, hjælper det med at få projektspecifikationerne allerede i tankerne. Klare specifikationer hjælper entreprenører med at vurdere, hvor meget de skal byde for at være både konkurrencedygtige og rentable. De gør det også lettere for dig at bedømme fordelene ved forskellige bud. Gode ​​specifikationer hjælper også med at løse konflikter: Hvis der er en tvist om vejen om, at entreprenøren bruger billige materialer eller opkræver for meget for arbejdskraft, kan specifikationerne afgøre, om han har overtrådt vilkårene.

Betingelser

Et aspekt af kontraktstyring er, hvordan man strukturerer entreprenørens betalinger. Det enkleste arrangement er et fast fast gebyr for tjenester eller varer. Faste gebyrer gør det nemt at vide, hvad du betaler, men det kan være svært at acceptere en pris på et komplekst projekt. En cost-plus-kontrakt dækker entreprenørens omkostninger plus et fast gebyr Denne struktur er risikabelt, da entreprenøren ikke har noget incitament til at kontrollere udgifterne. Nogle kontraktansvarlige foretager en fast pris med tillæg for stigninger i prisen på arbejde eller materialer.

Incitamenter

Hvis du vil opfordre entreprenøren til at udmærke sig, kan kontrakten inkludere incitamenter, der øger eller reducerer entreprenørens betaling afhængigt af, hvordan han udfører i forhold til en benchmark i aftalen. Du kan tilbyde incitamenter til at afslutte tidligt, afslutte under budget eller levere overlegen kvalitet - alt efter hvad der er vigtigst - eller flere incitamenter, der dækker mere end et benchmark. Du skal strukturere incitamenterne, så de er opnåelige, men kun for væsentligt overlegne præstationer.

Ændringer

Uanset hvor godt du og entreprenørplanen er, kan der udvikles uforudsete forhold, som du ikke har forventet. Forsyninger kan være uventet dyre; deadlines kan blive skubbet tilbage på grund af storme; du kan opdage, at projektet har brug for noget element, du oprindeligt ikke angav. Gode ​​ledere etablerer procedurer for evaluering og godkendelse af ændringer og justering af projektbudgettet i overensstemmelse hermed. Effektiv kontraktstyring kræver, at procedurerne følges, så ændringer ikke påvirker dit budget mere end nødvendigt.