Eksempler på regler jeg kan anvende på medarbejdere vedrørende teknologi

Små virksomheder bruger teknologi, som mobiltelefoner, sociale medier og videokonferenceprogrammer til at kommunikere med deres arbejdsgivere, forretningskollegaer, leverandører, leverandører og kunder. Små virksomhedsejere håndterer teknologipolitikker og procedurer til at lede medarbejdere i brug af virksomhedens teknologi og relaterede værktøjer. Disse politikker indeholder regler, der skal beskytte den lille virksomhed mod ulovlige aktiviteter eller andre aktiviteter, der kan have en negativ indvirkning på deres brands omdømme.

Brugernavne og adgangskoder

Virksomheden leverer typisk deres medarbejdere med brugernavne og adgangskoder for at få adgang til virksomhedens computer, telefonsvarer og software. Som arbejdsgiver kan du instruere dine medarbejdere om ikke at dele deres log-in-oplysninger med personer, der ikke er en del af virksomheden eller endda med deres medarbetere. Ved at udpege log-in-oplysninger til hver medarbejder kan du spore brugen og minimere potentielle fejl, der kan koste firmaets penge og dets omdømme.

Gemme filer stort set

Nogle virksomheder vedtager papirløse, virtuelle arkiveringssystemer som en måde at "grønne" deres organisationer på og gøre filer mere tilgængelige for ledelsen og medarbejderne, når de er på farten. Opret regler, der beskriver hvilke dokumenter og oplysninger, der skal lagres, næsten, hvordan de skal arkiveres, og hvem skal have adgang.

Personlige brugsregler

Virksomhederne varierer i deres politikker til personlig brug af kontorteknologi. Nogle virksomheder forbyder medarbejdere at bruge teknologi til personlig brug, mens andre tillader medarbejderes personlige brug, så længe de ikke misbruger deres privilegier. Du kan begrænse medarbejdere til at bruge teknologi til personlig brug under deres pauser, og minde dem om, at afsendelse, modtagelse eller download af upassende eller ulovlige dokumenter, meddelelser eller billeder kan resultere i disciplinære handlinger.

Web overvågning

Arbejdsgiverne har ret til at overvåge medarbejderens email og webaktivitet, især hvis de er mistænkelige for ulovlige eller uhensigtsmæssige udvekslinger. Som regel skal medarbejderne vide, at du vil bruge overvågningssoftware efter eget valg. Udover at overvåge personlig brug kan arbejdsgivere opdage bedrageri, bestemme hvilke onlineopgaver medarbejdere arbejder på i løbet af dagen, og hvor længe de er væk fra deres computere.

Sociale medier

Social media popularitet er stigende, da det giver enkeltpersoner og virksomheder flere måder at møde, holde kontakten med, dele ideer og musik og fremme produkter og tjenester. Sammen med sine fordele er der ulemper, som for eksempel at være en distraktion blandt medarbejderne og et sted for udluftning af frustrationer på arbejdspladsen. Medarbejdere bruger ofte sociale medier i arbejdstiden, gennem deres arbejdsmedier eller på deres smartphones. Arbejdsgivere kan bekæmpe misbrug af teknologi ved at oprette sociale medier politikker for at redegøre for, om webstederne er tilgængelige i arbejdstiden og hvilken type information medarbejdere har lov til at sende. Dine regler kan forbyde medarbejdere at gøre afvigende bemærkninger om firmaet, kollegaen, sælgere, leverandører og kunder.