Filing & Organisation Ideer

Så meget som du gerne vil tro på, at du bor i en helt digital tidsalder, er der stadig masser af papirdokumenter, der bruges hver dag. De fleste kontrakter kræver originale underskrifter i blæk, fakturaer og pakningssedler udskrives og afsendes med hver ordre, og buddokumenter udskrives normalt og bindes til en bog. Du skal bruge arkivering og organisationsideer for at sikre, at du nemt har adgang til vigtige papirer.

Arkivering

Hvis du tillader, at dine aktive filer blandes sammen med dine arkiverede filer, kan det gøre det vanskeligere at finde aktuelle dokumenter, end det skal være. Opret to arkiveringssystemer i dit arkivskab. Lav den øverste del af dit skab aktive filer, og bunddelen af ​​dine arkiverede filer. Dine arkiverede filer vil normalt kræve mere plads, så lad mere skuffe plads i arkivet til disse filer. Placer de aktive filer øverst på kabinettet for nem adgang, og læg dine arkiverede filer nederst.

Farvekodning

Når du kigger på en filskabskuffe fuld af manila mapper, kan de alle begynde at se det samme. En måde du kan gøre ved at finde den rigtige fil lettere er at bruge et farvekodningssystem på dine filmapper. Du kan købe farvede klistermærker til dine filmapper i enhver kontorforretning. Du kan bruge farver til at udpege forskellige afdelinger, differentiere finansielle filer fra ikke-finansielle eller bryde filerne ned ved ledende ansvar. For at hjælpe andre med at bruge dit farvekodningssystem, skal du oprette en guide på et almindeligt 8 1/2-tommers 11-tommers stykke papir, der har klistermærkerne på det sammen med, hvad klistermærkerne er beregnet til at repræsentere.

Sub-mapper

Hvis du har oplysninger, der let kan skilles i underkategorier, skal du bruge undermapper til at hjælpe med at filere disse oplysninger. Hvis du for eksempel har en række filer til hver af de 50 stater, bruger du 50 undermapper til at holde oplysningerne adskilt i dit arkiveringssystem. Undermapper kan hjælpe dig med at adskille aktive fakturaer fra betalte fakturaer, nedbryde de forskellige afdelingspersonalposter eller holde alle oplysningerne for hver købsordre grupperet sammen med købsordrenummer.

Hold det organiseret

Opret en kontorregel, at kun en lille gruppe udpegede personer må trække filer og sætte filer tilbage i kabinettet. Hvis du tillader nogen i virksomheden adgang til filerne, så bliver filsystemerne i sidste ende ignoreret, og der vil være forvirring. Tillad kun bestemte personer, der kender systemet til at trække filer til dem, der har brug for dem, og at returnere filerne, når de er færdige.