E-mail-etikette til fejlkommunikation i erhvervslivet

E-mail er en bekvem kanal til kontorkommunikation, men den nemme tilgængelighed og hyppige brug gør det næsten uundgåeligt at kommunikere. Selv de mest omhyggeligt udformede og hensigtsmæssige meddelelser kan resultere i fejlkommunikation, men korrekt etikette kan gøre en email gaffe til en effektiv levering med varige indtryk på dit publikum.

Bekræft fejl

Ingen er perfekt, så miskommunikation vil uundgåeligt forekomme på enhver arbejdsplads. Selv om den menneskelige natur kan lade dig fristet til at stå ved din besked og forsvare din kommunikationsstil, dikterer etikette, at du hurtigt bør tage fejlen op. Selvom du føler dig ubehagelig undskyldning for en kommunikation, som du er overbevist om, var fejlfri, siger du, at du er ked af det, kan hjælpe med at bygge broer med modtagere, der kan blive fornærmet, fornærmet eller generelt ubehageligt som følge af fejlkommunikationen.

Klarlægge

Efter at have undskyldt for en misforståelse via email, benyt lejligheden til at afklare dine hensigter. Din tilgang til afklaring, som enhver god kommunikation, skal skræddersys til dit publikum. For en fejlkommunikation, der gik til en stor e-maildistributionsliste, kan en omhyggeligt udformet opfølgningsemail, der er korrekturlæst af en betroet kollega, hjælpe dig med at sikre, at dit publikum modtager din tilsigtede besked korrekt. For mindre distributioner kan ansigt til ansigt kommunikation hjælpe med at sikre modtagelse af den korrekte besked. Derudover kan den øjeblikkelige verbale og ikke-verbale feedback, du modtager fra dit publikum, hjælpe dig med at måle, om de forstår.

Gør det rigtigt

I tilfælde af fejlkommunikation med kunder eller klienter opfordrer etiquette til at tage ekstra skridt for at gøre op for kommunikationsfejlen. De ekstra trin afhænger af sværhedsgraden af ​​situationen; En simpel e-mail-besked, der ikke er tydelig, kan f.eks. kun ringe til en formel undskyldning og en opfølgende email. Hvis kunden eller klienten tager nogle handlinger eller oplever frustration som følge af miscommunication, kan en form for rabat eller gratis service hjælpe med at lette kundens smerte. I 2011 ramte forretningscoach Jane Pollaks pedicurist en sms, og den resulterende fejlkommunikation førte Pollak til at rydde tid og køre over byen for en pedicure, som hun ikke kunne modtage. For at gøre op for miscommunication tilbød Pollaks pedicurist en gratis pedicure på et senere tidspunkt.

Overvejelser

Fordi e-mail miscommunication er en lejlighedsvis sikkerhed på arbejdspladsen, er mange medarbejdere, ledere og endda kunder mere end villige til at overse en lejlighedsvis gaffe. Uanset om fejlkommunikationen synes at påvirke modtageren eller ej, kræver etiketten en bekræftelse af fejlen, en undskyldning og en afklaring som mindste handlinger. Hvis du tager ekstra skridt for at rette op på fejlen, kan du få fordel af dine modtagere, så du kan bruge en fejlkommunikation som en mulighed for at demonstrere din evne til effektivt at komme ud af en pinlig fejltagelse.