Elementerne i et Overensstemmende Kontrakt Administration Program

Overensstemmende kontraktadministration er mere end bare et buzzword. Kontrakter, der overholder lokale, statslige og føderale love, kan holde din virksomhed ude af juridiske problemer, og kontraktovervågning sikrer, at alle parter opfylder deres opgaver og får de fordele, kontrakten løfter. Større virksomheder kan have brug for en hel afdeling, der er forpligtet til at overholde aftalen, men hvis du kun har få kontrakter, kan du ofte ansætte udenfor eksperter for at hjælpe dig med at overvåge kontraktens administration.

Juridisk rådgivning og tilsyn

Før du underskriver nogen kontrakt, bør en advokat gennemgå det. Især hvis du arbejder inden for et område med lovbestemmelser - såsom sundhedspleje, byggeri eller olieboring - skal din advokat også holde dig underrettet om ændringer i reglerne. Selvom din kontrakt lover at udføre jobbet på en måde, kan en lovændring ændre de måder, du lovligt har lov til at udføre dine opgaver. Dette kan nødvendiggøre en ændring af kontrakten.

HR afdeling

Din afdeling for menneskelige ressourcer spiller en central rolle i kontraktadministrationen ved at sikre, at du har kvalificerede medarbejdere. En regnskabskontrakt kræver for eksempel typisk licenserede revisorer, ikke kun brugen af ​​medarbejdere, der er gode med tal. HR bør overholde licenskrav udover at overvåge eventuelle klager fra dine medarbejdere. En kontrakt kan falde fra hinanden hurtigt, hvis en medarbejder beskylder dig for diskrimination, og HR bør gennemføre klare politikker, der er designet til at forhindre disse lovlige overtrædelser.

Regnskabsovervågning

Din regnskabsafdeling skal sikre, at alle tjenesteudbydere betales hurtigt og præcist - herunder i henhold til eventuelle overtidsaftaler, du har lavet. Regnskab kan også medvirke til kontraktovervågning ved regelmæssigt at udføre revisioner, der sikrer, at dine finansielle prognoser stemmer overens med virkeligheden. Skatteforberedelse er en anden vigtig del af kontraktadministrationen, og hvis du er forpligtet til at foretage kvartalsbetalinger for indtjening, du laver under kontrakten, skal din regnskabsafdeling have en tendens til dette.

Ryd rapporteringsstandarder

Mange kontrakter kræver regelmæssige rapporter om projektets fremskridt. Du kan for eksempel være forpligtet til at underrette den anden part, hvis kontrakten er slated for at gå over budget eller til at indsende rapporter, når test fejler første gang. Etablere klare rapporteringsretningslinjer, der definerer, hvem der skal oprette rapporter, til hvem de skal levere disse rapporter, når rapporterne skal udbetales, og hvem der er ansvarlig for at sikre, at rapporterne sendes rettidigt.