Skal udgiftsrefusion indberettes som indkomst?

Udgifter til godtgørelse er ikke medarbejderindkomst, så de behøver ikke at blive rapporteret som sådan. Selvom checken eller indbetalingen er udfærdiget til din medarbejder, tæller det ikke som en lønseddel eller en lønindbetaling. Når du opretter en omkostningsrefusionskontrol eller depositum for en medarbejder, betaler du ikke for medarbejderens tid eller arbejde. I stedet betaler du et beløb, som din medarbejder har lagt til noget, som din virksomhed vil bruge.

Tip

• Arbejdsgodtgørelser skal ikke indberettes som indkomst. Faktisk er det en udgift, da du betaler noget, som en medarbejder har lagt ud på vegne af virksomheden.

Sådan registreres omkostningsgodtgørelser

En omkostningsgodtgørelse skal registreres som en udgift og indgå i den kategori, hvor den falder. Hvis du ejer en restaurant og refunderer en medarbejder til afhentning af en beholder salt på vej til arbejde, skal refusionen registreres som en fødevareomkostning. Hvis din medarbejder opfanger batterier til din røgalarm, skal udgifterne registreres som forsyninger.

Indkøbstid og løn

Selv om den udgift, du refunderer, ikke er en lønsumsomkostninger, skal den tid, det tager at gøre æret og foretage køb, indgå i din lønningsliste. Hvis en medarbejder tjener løn og stopper i forretningen på vej til arbejde, er det rimeligt at medtage denne tid som lønningstimer. Hvis den medarbejder, der stopper i forretningen, udbetales på lønnet basis, påvirker denne købstid ikke lønningen, fordi dennes medarbejderes arbejde kompenseres til en fast sats.

Typer af medarbejder refusioner

Du skal refundere medarbejder dollar til dollar for køb, der bruges direkte af din virksomhed, såsom materialer og forsyninger. Andre udgifter, såsom subsidierede måltider, kan kompenseres til en delvis sats, som for eksempel selskabet betaler halvdelen af ​​tabellen. Hvis du kun betaler et delbeløb for en bestemt type udgifter eller betaling pr. Diem, skal denne politik tydeligt fremgå på forhånd, så dine medarbejdere ved, hvad de skal forvente, før de bruger pengene.

Medarbejderkilometerudgifter er ofte refunderet til en fast sats pr. Kilometer, normalt det beløb, som IRS fastsætter i begyndelsen af ​​kalenderåret som standardkørsel af kørekort.

Medarbejdergodtgørelse

Medarbejdere skal give dig kvitteringer for at modtage refusion. Denne praksis giver dig mulighed for at kontrollere, at du yder refusion for beløb, der faktisk er brugt, og det giver dig dokumentation for dine egne skattejournaler. For kilometergodtgørelser skal dine medarbejdere holde kilometertal logs. Disse kan enten være former, du giver, eller optegnelser, de opretter på egen hånd.

En medarbejders kilometertal log skal indeholde start og afslutning odometer aflæsninger, samt den netto kilometertal du vil bruge som grundlag for refusion. Pendling miles er ikke berettiget til kilometertilskud.