Forskellige måder at arkivere dokumenter i en arkivskab

Hurtig adgang til dine vigtige forretningsrekorder øger produktiviteten og kan også hjælpe dig med at overleve en skattekontrol. To af de vigtigste overvejelser for at designe et arkivsystem til dokumenter er dine daglige og langsigtede informationsbehov. Men dit dokumentarkiveringssystem bør ikke være så kompliceret, at ingen, hvis dit kontor kan bruge det korrekt.

Alfabetisk arkiveringssystem

Hvis du arkiverer dine dokumenter alfabetisk, er det et simpelt og tidsbevist system. Navnet på hver filmappe svarer til navnet på hvert dokument. Mange virksomheder bruger hængende filmapper med faner eller robuste fortrykte filskuffedele til at adskille mapperne under hver alfabetisk overskrift. En ulempe ved et alfabetisk system er, at det ofte er nødvendigt at have et indeks for at holde styr på et stort antal dokumenter.

Kategori Filing System

Brug dine virksomhedsafdelinger og fungere som grundlaget for et kategorisøgningssystem. Overvej at starte med fire eller fem hovedfunktioner, såsom personale, økonomi, administration, marketing og kundedata. Med et kategorisk system kan du inkludere underemner som nuværende personale og inaktivt personale. Du kan opdele din økonomikategori i omkostninger og indtægter, eller tilgodehavender og betalinger.

Datobaseret arkiveringssystem

Ved at arkivere dine dokumenter efter dato kan du finde oplysninger, der er oprettet på et bestemt tidspunkt. Årlige filafsnit er grundlaget for et datasæt arkiveringssystem, og hver måned af året er et underafsnit af dette system. Med denne metode holder virksomhederne normalt de nyeste filer i fronten af ​​både det årlige afsnit og de månedlige sektioner. Når du bruger dette system, skal du oprette et system til at spore, hvilke dokumenter der svarer til hvilken måned og år.

Numerisk arkiveringssystem

Virksomheder, der primært genererer nummererede dokumenter, såsom fakturaer, opretter ofte et numerisk arkiveringssystem, der gemmer filer ved hjælp af de tildelte dokumentnumre. Med dette filsystem er et afgørende element at mærke hver arkiv skuffe med rækkefølgen af ​​tal den indeholder. Dette system kan også kræve et indeks for hurtig adgang.

Kombination af flere arkiveringssystemer

De fælles ulemper ved simple alfabetiske, kronologiske eller kategoriske arkiveringssystemer kan hæmme hentning af dine dokumenter. For at opnå den ønskede effektivitet kombinerer virksomhederne ofte elementer af to eller flere arkiveringssystemer. Du kan forbedre et kategorisk system ved at oprette alfabetiske eller datoafsnit. Underemner eller kategorier, der passer til virksomhedens hovedfunktioner, kan forbedre effektiviteten af ​​et kronologisk arkiveringssystem.

Ting at overveje

Uanset hvilket system du implementerer, overveje at oprette et arkiveret dokumentområde for at adskille nuværende og ofte brugte dokumenter fra dem, du bevarer som reference. For forretningssikkerhed og katastrofeinddrivelse vil du måske også beholde originalerne af vigtige juridiske, kontraktlige og skattedokumenter i en sikker offsite-lagerplads. For at lette hurtig reference skal du scanne disse dokumenter. Begræns uautoriseret adgang til dine digitale versioner med adgangskoder og kryptering.