Forskellige typer af forretningsbrev og deres skeletdele

Brev er et vigtigt redskab til kommunikation mellem små virksomheder. De giver dig mulighed for at dele information med modtagere eller tvinge dem til handling, og de laver også papirlister, der kan tjene som officielle poster. Erhvervsbreve har mange former, men alle skal begynde med at identificere dit mål for at skrive på vegne af din organisation. Organiser dit brev på passende vis til dets formål, og pas på at bruge ordentlig grammatik og stavning sammen med professionelle visuelle præsentationer og tone. Få et andet sæt øjne, når det er muligt, for at sikre, at det endelige produkt afspejler dit mål.

Elementer af et omslagstavle

Et følgebrev ledsager et antal forretningsdokumenter, herunder forslag og rapporter. Dens overskrift adresserer den tilsigtede modtager - ofte i pleje af hendes administrative assistent. Dens krop orienterer hurtigt læseren og beskriver antallet og karakteren af ​​de vedhæftede elementer. For eksempel: "På vegne af Medley Markets, lad mig endnu en gang takke dig for at møde vores ledelsesteam den 1. april. For at følge op er der vedlagt en serviceaftale til din anmeldelse." Et cover lukkes med kontaktoplysninger til støtte fremtidige handlinger. Et sådant brev kan fortsætte: "Læg ​​venligst eventuelle foreslåede redlines eller henrettelser til Kelly James, forretningsdirektør, inden for den sidste arbejdsdag i måneden. Vi glæder os til at formalisere vores forhold til dig. "Tilføj yderligere" Enclosure "eller" Enclosures "- afhængigt af antallet af vedhæftede elementer - under bogstavets underskriftslinie.

Komponenter i et salgsbrev

Et salgsbrev markedsfører dine små virksomheders produkter og tjenester. Adresse dit brev til en person, der har beføjelse til at foretage eller påvirke købsbeslutninger væsentligt. Giv en overbevisende overskrift og del information om, hvad du sælger i kroppen. For eksempel: "I 2013 blev Interiors Elite stemt af forbrugere som vores by nr. 1 tekstilfirma. Vi er virkelig 'cut' over resten! Vedlagt finder du stofprøver og et prisindeks for vores nye forårslange. "Et salgsbrev lukkes med opfølgende trin, der understøtter øjeblikkelig købsadfærd:" Kontakt kundeservice i de næste to uger, henvisnings kode 525, for at modtage specielle besparelser på vores tilpassede design muligheder. "

Dele af et bekræftelsesbrev

Et bekræftelsesbrev bekræfter modtagelsen af ​​oplysninger eller materialer eller på anden måde anerkender en handling. Derudover udtrykker det almindeligvis tak. Dit brev kan være kort, men dets timing er afgørende. Sørg for, at nøjagtige kontaktoplysninger vises i overskriften, så din bekræftelse bliver hurtigt og effektivt rettet. Medtag sprog i bogstavets krop, der klart angiver, hvad din virksomhed bekræfter. Du kan skrive: "Next Step Gym bekræfter modtagelsen af ​​din betaling i størrelsen af ​​$ 125, 00 den 15. marts. Vi takker for at du valgte vores facilitet." Sammenfatte næste trin i brevets konklusion: "Vi vil genindføre dit medlemskab fra datoen for dette brev og ser frem til at se dig snart. "

Afsnit af en justeringsbogstav

Svar på kundeklager med et tilpasningsbrev. Overskriften omhandler den person, der har udstedt kravet. Kroppen anerkender varmt det spørgsmål, han har bragt til din virksomhed, og siger så, hvordan du løser det. Som eksempel: "Easy Numbers Group takker for din seneste forespørgsel vedrørende din regning dateret 15. februar. Vi har undersøgt denne sag og fastslået, at saldoen fra din tidligere regning blev anvendt forkert. Vi vil derfor straks kreditere $ 49, 52 til din konto. "Ekspresopskrivning i justeringsbrevets afslutning. For eksempel: "Vi værdsætter virkelig din loyalitet. Tak fordi du valgte vores firma i de sidste 11 år. "