Udfordringer i styring af vitale poster i organisationer

Mange organisationer bruger en enorm mængde tid og penge, der skaber, opdaterer og styrer vigtige filer og poster. I mange tilfælde kræver overholdelsesproblemer, at disse registre bevares mindst syv år, med nogle dokumenter tilbageholdt for hele organisationens liv. De udfordringer, som organisationer står over for i forbindelse med dokumentstyring, kan være betydelige.

Koste

At beholde papirfiler er et dyrt forslag. Når en virksomhed faktorer i omkostningerne ved arkivering materialer, lønninger for arkivering kontorister og ejendomsudgifter forbundet med fillagring, kan de sande omkostninger ved at holde dokumentation være ublu. Ifølge PricewaterhouseCoopers bruger den gennemsnitlige organisation omkring 20 dollar i arbejdskraft til at indsende hvert papirdokument, ca. 120 dollar i arbejdssøgning efter hvert fejlfilet dokument og 220 $ ved genskabelse af et dokument. Tilføj i det faktum, at 80 procent af dokumenterne aldrig bliver tilbagekaldt, når de er arkiveret, og udgifterne bliver vanskelige at forsvare.

Mistede dokumenter

Udgifterne til at holde papirfiler kan være acceptable, hvis virksomhederne kunne finde hvert dokument, når det er nødvendigt. I virkeligheden forsvinder papirdokumenterne regelmæssigt. I nogle tilfælde er de simpelthen misfiled. Andre gange er de tabt for evigt. I store bycentre outsourcer virksomheder regelmæssigt deres arkivering til et off-site filhåndteringsfirma. Når en anmodet fil ikke findes på et off-site-facilitet, skal virksomheder bruge enorme ressourcer, der henter arkiver af arkiverede dokumenter, i håb om at finde det manglende dokument. Nogle dokumenter findes aldrig, hvilket kræver, at virksomheden genskaber oplysningerne eller opgiver deres indsats fuldstændigt og accepterer enhver konsekvens.

Sikkerhed

Af væsentlige vigtige dokumenter indeholder vigtige og ofte fortrolige oplysninger. Sikring af disse oplysninger kan være en udfordring. Nogle virksomheder holder vigtige dokumenter i låst lager, kun tilgængelig for autoriseret personale. Politisk adgang, opretholdelse af adgangsloger og tildeling af autorisationsniveauer øger kun omkostningerne ved opbevaring af dokumenterne. Når dokumentet er logget ud, er der ringe organisationen kan gøre for at sikre, at filen forbliver fortrolig og ikke deles med vilje eller ved et uheld med andre i virksomheden eller udenfor det.