Hvilke former skal en lille virksomhed have for deres medarbejdere?

Virksomheder er forpligtet til ved lov at indgive visse formularer til alle deres medarbejdere. Disse omfatter formularer mandat af Internal Revenue Service og US immigration office: en formular for ansættelsesberettigelse, eller formular I-9; en W-2 Løn og Skatteerklæring; og en føderal medarbejders tilbageholdelsescertifikat eller formular W-4. Stater kræver også, at medarbejderne udfylder formularer, selv om disse former varierer fra stat til stat.

I-9

Kontoret for det amerikanske statsborgerskab og indvandringstjenester overvåger medarbejderberettigelse over hele landet. Dette føderale agentur har beføjelse til at revidere virksomhedsregistre for at sikre, at formular I-9, ansættelsesberettigelsesbekræftelse er afsluttet for hver medarbejder, og at alle ansatte har en juridisk ret til at arbejde i USA. Udlændingebestemmelser kræver, at arbejdsgiveren verificerer berettigelse inden for tre dage efter ansættelse. Virksomheder bør beholde I-9-formularerne i mindst tre år efter ansættelse. Hvis en medarbejder forlader arbejdspladsen, skal virksomhedsejeren, uanset omstændighederne, beholde I-9-formularen i mindst et år.

W-2

For hver kompenseret medarbejder kræver føderale bestemmelser, at en Form W-2, Løn og Skatteerklæring udfyldes årligt og sendes til Social Security Administration. Virksomhedsejere skal også give hver medarbejder en kopi af W-2 til individuelle skatteformål. Denne formular beskriver lønnen for det forudgående kalenderår. Den skal sendes til medarbejdere senest den 31. januar og til Social Security Administration (SSA) senest den 1. april, hvis de arkiveres elektronisk. Papirformularer skal sendes til SSA inden udgangen af ​​februar.

W-4

Når en ny ansat er ansat, bliver hun typisk bedt om at udfylde et tilbageholdelsescertifikat, kendt som en W-4-formular. Denne formular giver virksomheden de oplysninger, der er nødvendige for at tilbageholde det korrekte beløb af skatter baseret på antallet af godtgørelser og ansøgningsstatus, som medarbejderen har til hensigt at kræve for føderal indkomstskat. I henhold til IRS retningslinjer bør tilbageholdelsen begynde med den første lønseddel.

Statslige krav

IRS-regler kræver, at virksomhederne opretholder beskæftigelsesskatteregister i mindst fire år. Statens beskæftigelsesskatteformularer vedrørende tilbageholdelse varierer afhængigt af jurisdiktion. Tjek med din stats afdeling for indtægter for at lære den korrekte procedure og formularer, der kræves for at opfylde jurisdiktionens love.