Eksempel på en virksomheds beredskabsplan

Hver forretning afhænger af visse "givens", som spænder fra at beholde nøglepersonale til nødplanlægning til kreditordninger. Men hvad sker der, når en relativt ung administrerende direktør dræbes i en ulykke, eller når et jordskælv ødelægger et virksomheds hovedkvarter? Eller, når en kreditlinje er uventet annulleret? Der er næsten et uendeligt antal ting, der kan gå galt og påvirke en virksomhed negativt.

Der er endda uventet gode ting, der kan være forstyrrende - et klassisk eksempel er den lille virksomhed, der får en stor kontrakt langt ud over virksomhedens nuværende evne til at opfylde det. Beredskabsplaner fastlægger, hvad der skal ske, når en eller flere af disse uventede hændelser opstår. Hver forretning - stor eller lille - har brug for sin egen unikke beredskabsplan.

De følgende eksempler omhandler hvordan SEC krav til beredskabsplaner kan påvirke en virksomhed.

Hvad er problemet?

Hver beredskabsplan svarer til et spørgsmål om et problem. I dette tilfælde kræver SEC hvert registreret investeringsrådgivningsfirma at have påtænkt planer, der sikrer, at virksomheden kan gå frem og handle retfærdigt med sine klientinvestorer i tilfælde af at virksomhedens leder bliver utilgængelig gennem dødsfald, alvorlig sygdom eller ulykke . Spørgsmålet er simpelthen: Hvordan skal firmaet håndtere klient behov, når lederen af firmaet bliver utilgængelig?

Information og data tilgængelighed

Det første, som SEC kræver, er, at der altid vil være nogle midler til, at kunderne kan få adgang til deres oplysninger på firmaets konti, vigtigere registreringen af hver enkelt kundes nuværende aktiebeholdninger, men også vigtig dokumentation vedrørende skatterådgivning og pensionsplanlægning. Beredskabsplanen behandler dette behov på to måder:

Det hedder at alle klientoplysninger er gemt på firmaets primære computer, og at computeren sikkerhedskopieres kontinuerligt på et separat lokalt drev og på skyen. Specifik hentning information er angivet.
Det hedder, at registreringer af alle kundernes beholdninger også opretholdes i mægleriet, hvor firmaet udfører alle handler, og at hver kunde har ubegrænset adgang til mæglervirksomheder.

Denne to-trins data tilgængelighed plan sikrer, at hvis firmaets bygning er ødelagt, oplysningerne forbliver fuldt tilgængelige offsite, både til firmaet og selvstændigt til sine kunder. Da firmaets korrespondentmæglervirksomhed har samme SEC-mandatinformationsforpligtelse som rådgivningsfirmaet, er klientopgørelser, der holdes ved mæglervirksomheden, også tilgængelige på en offsite-placering, der opretholdes af mæglervirksomheden. Klientoptegnelser lagres således og holdes løbende på mindst fire separate fysiske steder og på skyen.

Alternative kommunikationsmidler mellem rådgivere og kunder

SEC kræver også, at hvert firma har et alternativt kommunikationsmiddel til kunderne. At have alternative midler til rådighed gør det muligt for virksomheden at fortsætte med at håndtere kundekonti rettidigt i tilfælde af en katastrofe. Udover firmaets e-mail-adresse og telefonnummer opretholder firmaet en postkasse i en anden by og minder regelmæssigt hver enkelt af sine kunder om den alternative adresse. Firmaets leder har også en dedikeret mobiltelefonkonto adskilt fra firmaets forretnings telefonkonto eller hans personlige celle nummer og sørger for, at hver kunde kender det uafhængige nummer.

Alternativ kommunikation mellem rådgiver og medarbejdere

I dette lille firma har kun rektor autoritet til at handle på vegne af sine kunder; Derfor er der ikke behov for et alternativt kommunikationsmiddel mellem hovedrådgiveren og en enkelt kontorist, som sikrer, at virksomheden kan fortsætte uden afbrydelse. Hvis firmaet havde flere registrerede rådgivere, der håndterede kundekonti, ville alternative kommunikationsmidler svarende til dem, der kræves for den primære rådgiver, være påkrævet og på plads.

Regulatory Reporting Requirements

Fordi forretningsdokumenterne gemmes på mere end et fysisk sted og også gemmes i skyen, hvor de er tilgængelige uanset rådgiverens placering. Så længe rådgiveren har et rimeligt godt helbred og et solidt sind, vil ingen fysisk katastrofe eller nødsituation sandsynligvis hæmme firmaets få og lejlighedsvise lovpligtige rapporteringsforpligtelser.

Hvis rådgiveren er alvorligt syg, død eller uforsigtigt, har rådgiverens kone - en veletableret marketing professionel - instrukser for at underrette kunder, som alle er personligt kendte til hende. Hun er også instrueret i, hvordan virksomheden opsiges som en registreret institution med meddelelse til SEC. På det tidspunkt vil virksomheden ophøre, og kunderne vil påtage sig ansvar for deres egne konti med mindst mulig forstyrrelse.

Adgang til fonde i tilfælde af fast opsigelse

Kunder har løbende og uhindret adgang til midler og optegnelser til enhver tid gennem firmaets korrespondentmægler.

Aftagelsen for alle former for beredskabsplaner

Denne særlige beredskabsplan for en lille investeringsrådgivningstjeneste giver god information om beredskabsplaner generelt:

Hver beredskabsplan stammer fra svaret på et specifikt spørgsmål her: "Hvilke garantier eksisterer for den ordnede fortsættelse eller opsigelse af denne tjeneste i tilfælde af, at hovedrådgiverens manglende evne til at drive virksomheden videre?"
Hver beredskabsplan giver specifikke løsninger på et eller flere bestemte spørgsmål.
Planen omhandler, hvordan virksomheden reagerer internt på arrangementet og også hvordan det reagerer på arrangementet eksternt.
Mere omfattende beredskabsplaner består sandsynligvis af flere forskellige specifikke planer som den i eksemplet, der hver især adresserer en særlig krise eller en uventet begivenhed.

Denne særlige plan omhandler to problemer, der er fælles for mange beredskabsplaner: datatab og ledelsesmæssig uarbejdsdygtighed. Andre problemer beredskabsplaner ofte adresse er:

naturkatastrofer (også implicit i eksemplet)
offentlige sikkerhedstrusler, medarbejder- og kundeskader og arbejdsulykker generelt
misforvaltning, bevidst eller utilsigtet
responsiv planlægning til specifikke produktansvarsproblemer.