Hvad er en udgiftscyklus?

Udgiftscyklussen følger et køb fra beslutningen om at købe gennem den endelige betaling. Købere bruger udgiftscyklussen hver gang de køber: De beslutter at købe produkter og sammenligne priser og leverandører. Dernæst foretager de et køb og vælger en betalingsmetode. En virksomheds udgiftscyklus har normalt flere skridt og involverer en række personer og afdelinger.

Indkøbsbeslutninger

Virksomheder har brug for materialer og forsyninger til at producere varer og tjenesteydelser. En individuel anmodning eller firmaagent undersøger produkter, sammenligner priser og bestemmer det rigtige produkt eller en tjeneste. I et lille firma kan virksomhedsejeren træffe beslutningen. Nogle store virksomheder har indkøbsafdelingen computersystemer, der anmoder om materielle indkøb efter behov. Den enkelte anmodning eller bedriftsagent kan udfylde en intern købsordre til godkendelse.

Bestillingsmateriale

Prissætning af varer og tjenesteydelser er det næste skridt i cyklen. Vilkår og betingelser, leveringstider og returpolitik er andre faktorer, der påvirker en ordre. Virksomhedens agent placerer ordren hos leverandøren, udfylder det korrekte papirarbejde eller gennemfører ordren online. Virksomheder kan bruge en manuel eller computer tracking system til at følge et køb fra ordre til endelig levering.

Modtagematerialer

Når virksomheden har modtaget de bestilte materialer, gennemgår indkøbsagenten fakturaerne eller pakningsskiltene for nøjagtighed. Han bemærker eventuelle uoverensstemmelser og følger virksomhedens procedurer for behandling af ethvert produkt, der er beskadiget eller modtaget ved fejl. Han dokumenterer uoverensstemmelser for kreditter og afkast. Den modtagende kontorist sender meddelelse om kvittering og anden dokumentation til regnskabspersonalet og andre involverede i processen.

Lager og opbevaring

Når de er modtaget, er materialerne ordentligt opfinde. Afhængigt af emner og behov kan materialer sendes straks til den anmodende agent eller anvendes til produktion. Overskydende materialer kan opbevares på stedet eller afsendes til et lager. Materialer skal opbevares og sikres korrekt for at forhindre tab eller forringelse.

Betaling

Et firma gennemfører udgiftscyklussen ved at betale for materialerne. Det kan betale kontant, check, kreditkort, bankoverførsel eller kredit linje. Betalinger kan indeholde kreditter for beskadigede materialer og ufuldstændige ordrer eller rabatter for tidlig betaling.