Hvad er en indkøbsafdelingens funktioner i en organisation?

De fleste større virksomheder og endda nogle offentlige organisationer har en indkøbs- eller indkøbsafdeling som en del af hverdagen. Disse afdelinger yder en tjeneste, der er rygraden i mange fremstillings-, detail-, militære og andre industrielle organisationer. Mange personer, selv nogle der arbejder for disse virksomheder, er uvidende om, hvad indkøbsafdelingen gør, hvorfor den eksisterer eller hvilke formål den tjener. For at forstå bedre, hvad indkøbsafdelingen har, skal du overveje nogle funktioner, den udfører.

Tip

• Indkøbsafdelingen er ansvarlig for indkøb af råvarer og andre ressourcer til den bedst mulige pris.

Fremskaffelse af råmaterialer og andre ressourcer

Indkøbsafdelingens rolle er at anskaffe alle nødvendige materialer, der er nødvendige til produktion eller daglig drift af virksomheden eller den offentlige organisation. For et produktionsselskab kan dette omfatte råvarer som jern, stål, aluminium eller plast, men det kan også omfatte værktøj, maskiner, lastvogne eller endda de kontorartikler, der er nødvendige for sekretærerne og salgsteamet.

I et detailmiljø sørger indkøbsafdelingen for, at der altid er tilstrækkeligt produkt på hylderne eller i lagrene for at holde kunderne glade og holde butikken velfylt.

Med en lille virksomhed er det især vigtigt at holde lagerbestilling på et rimeligt niveau; at investere store mængder kapital i overskydende beholdning kan resultere i lagerproblemer og mangel på kapital til andre udgifter som reklame eller forskning og udvikling. Indkøb overvåger også alle de leverandører, der leverer et firma med de ting, det skal fungere korrekt.

At opnå den bedst mulige pris

En indkøbsafdeling har også ansvaret for løbende at vurdere om det modtager disse materialer til den bedst mulige pris for at maksimere rentabiliteten. Dette kan være udfordrende for en lille virksomhed, der kan købe i mindre mængder end en større leverandør, og som således ikke kan modtage den samme type bulkrabatter. En indkøbsafdeling i en lille virksomhed skal shoppe for at finde de bedste forhandlere til de mest rimelige priser for virksomhedens særlige størrelsesordrer.

Indkøbsafdelingen kan kommunikere med alternative leverandører, forhandle bedre prissætning for bulkordrer eller undersøge muligheden for at købe billigere materialer fra alternative kilder som en del af deres daglige aktiviteter.

Papirarbejde og regnskab

Indkøbsafdelinger håndterer alt papirarbejde, der er involveret i indkøb og levering af leverancer og materialer. Indkøb sikrer rettidig levering af materialer fra leverandører, genererer og sporer indkøbsordrer og arbejder sammen med modtagelsesafdelingen og den ansvarlige afdeling for at sikre, at lovede leverancer blev modtaget fuldt ud og betales rettidigt. I en lille virksomhed betyder det at arbejde tæt sammen med regnskabsafdelingen for at sikre, at der er tilstrækkelig kapital til at købe de købte varer, og at kontanter strømmer glat og alle betalinger sker i tide.

Overholdelse af forretningsprotokoller

Indkøbsafdelingen skal også sikre, at den overholder alle selskabspolitikker. For eksempel kan en enkelt medarbejder i en mindre virksomhed kommunikere med indkøbsafdelingen om købsbehov for ting som kontorartikler eller computere. Inden købet skal købes, skal indkøbsafdelingen sørge for, at den overholder de korrekte protokoller for køb og budgetgodkendelse og skal sikre, at alle varer købes i overensstemmelse med organisationens overordnede indkøbspolitik.