Hvad er ulemperne ved at have en papirløs revision?

Revisorer hjælper små virksomheder med at sikre, at de overholder arbejds- og skattelovgivningen. Mange revisorer leverer papirløse revisioner, hvor revisor får adgang til elektroniske journaler og udsteder sin endelige rapport via e-mail eller et websted. Elektroniske revisioner kan spare tid og penge for småfirmaere Men både revisor og virksomhedens medarbejdere skal være fortrolige med teknologien.

Kræver Teknologi

Revisorer skal være behagelige ved at bruge computersoftware til at oprette revisionsrapporter. Hvis en revisor ikke er bekendt med computere eller med den software, han forventes at bruge, kan han have en stejl indlæringskurve. Revisorer skal også være bekendt med at bruge e-mail eller hjemmesider og uploade vedhæftede filer, mens virksomhedsejere skal kunne hente revisionsrapporter fra deres e-mail eller ved at besøge en hjemmeside.

Sikkerhedsmæssige overvejelser

Hvis en revisor skal bruge computere eller anden teknologi til at forberede en revision, skal hun overveje sikkerhedsfaktorer, at revisorer, der opretter papirapporter, ikke skal overveje. Revisioner refererer ofte til følsomme oplysninger, såsom en virksomheds finanser eller skattekrav. Revisorerne skal kunne sende disse oplysninger sikkert; Kun medarbejdere i virksomheden, der har brug for at kende oplysningerne i rapporten, skal kunne få adgang til revisionsrapporter online eller via e-mail.

Forskellige arkiveringskrav

Internal Revenue Service og andre offentlige myndigheder kan have forskellige regler for elektronisk registrering end for papiroptagelse. Virksomhedsejere bør finde ud af, hvordan man opbevarer revisionsrapporter, og hvor længe de skal gemme dem, før de accepterer en elektronisk revision. Hertil kommer, at selvom elektroniske revisioner ofte kaldes "papirløse", kan det være nødvendigt at udskrive nogle papirer for at opfylde regeringsarkiveringsreglerne.

Ændring af systemer

Hvis en virksomhed påberåbte sig papirrevisioner før, skal den overgå til et elektronisk system, før det kan begynde at udnytte papirløse revisioner. Dette kan tage uger eller måneder afhængigt af, hvordan computerbaseret virksomheden var, før den skiftede over. Derudover kan nogle personer kræve uddannelse for at få adgang til eller bruge det nye system. Det kan således tage et år eller mere for en virksomhed at skifte til et papirløst system.