Sådan skriver du politik og procesopgaveoversigter

At skrive en politik og procedure opgave skitse er ikke øverst på alles bucket liste, fordi oprette trin-for-trin retninger er kedelig. For at lykkes i denne indsats skal du være villig til at deltage i opgaveanalyse og følge en simpel model til skriveopgaver. Oversigten indeholder muligvis ikke hvert trin til en opgave, men den skal indeholde de vigtigste trin. Dit mål er at gøre omridset let for brugerne at følge, hvilket betyder at du skal definere dit publikum, før du skriver omridset.

Overvejelser

Skelne mellem betydningen af ​​"politik" og "procedure". En politik er en sætning, et afsnit eller en gruppe af afsnit, der definerer en regel eller forklarer en organisationens officielle holdning til et problem, der berører flere arbejdstagere. En god politik forklarer også, hvorfor det er vigtigt for medlemmerne af organisationen. Proceduren forklarer, hvordan organisationens regel eller stilling er implementeret. En politik har muligvis ingen relaterede procedurer, men mange procedurer kan falde ind under samme politik. For brugere at forstå politisk opgaveliste skal du definere ukendte vilkår og henvise til relaterede procedurer.

Format og substans

Design et selvstændigt format til din opgaveliste eller følg en skabelon eller et sæt retningslinjer udgivet af din organisation. Når du har et format, er du klar til at analysere opgaven. Gør opgaven selv eller observer en anden, der gør opgaven, muligvis flere gange. Analyser opgaven. Identificere de vigtigste trin i processen og overveje, om brugerne skal træffe beslutninger, da de følger trinets rækkefølge i opgavelisten. For eksempel kan en bruger ved indpakning af en kasse beslutte om, hvorvidt enderne af papiret vil blive gemt ind på siderne af kassen eller langs boksens øverste eller nederste kant.

Sprog

Valg af ord i en opgaveliste er afgørende. Identificer hvem der skal læse opgavelisten og niveauet af uddannelse og erfaring, de har. Hvis de ikke har nogen erfaring, skal omridset være detaljeret. Brug simpelt sprog - stærke handlingsord og forbindelsesord. Slet unødvendige ord. For eksempel kan man fortælle en bruger om at "pakke karton-gaveæsken ved at tilpasse begge ender af indpakningspapiret langs den vertikale symmetrilinie langs bundkanten af ​​boksen" er ordlig og forvirrende. Bedre formulering er "Placer gavepapiret med forsiden nedad på en flad overflade. Placer gaveæsken i midten af ​​gavepapiret med bundkanten opad. Fold gavepapiret på begge sider af kassen, så begge kanter justeres i midten." Undgå adjektiver, der ikke forstærker mening og tekniske termer som "vertikal symmetripunkt." Hvis du for eksempel skriver "gavepapir" eller "indpakningspapir" i stedet for "gavepapir", skal brugerne forstå din mening.

Stil

Bulleted og nummererede lister er lette at følge. Prøv disse andre tips til at gøre opgaven skitsere mere nyttigt. Først skal du holde hvert emne på listen så kort som muligt, f.eks. En eller to sætninger lang. For det andet visualiserer gennemførelsen af ​​proceduren. Mål for konsistens, så flere brugere kan følge omridset og udføre opgaven på samme måde. Endelig skal læsere gennemgå opgavelisten og se efter uklart sprog og unødvendige ord. Bed anmelderne om at prøve trinene i oversigten og se om de kan følge dem let fra start til slut. Når du løser eventuelle problemer, som korrekturlæsere har identificeret, er opgavelisten klar til politik og procedurehåndbog og medarbejderuddannelse.