Hvordan man skriver et notat, der ville øge moral, når det vedrører sikkerhed

At skrive et notat om sikkerhedsrisici vil ikke være den munterste handling på en daglig leder, delvis fordi det kan beskæftige sig med et problem, der giver anledning til bekymring blandt medarbejderne. En kommunikation om sikkerhed kan dog også fungere som en moralforstærkning. Ved klart at vise viden om problemet kan du forsikre alle, at du har det med det effektivt.

Detalje din målgruppe

Et notat begynder med en erklæring fra hvem den finder anvendelse på. Selv om publikum på "Til:" -linjen kan være indlysende i forfatterens sind, kan modtageren måske ikke vide, om han er målrettet som individ, hvis meddelelsen kun gælder for hans gruppe, eller hvis det er et virksomhedsdrivende missiv. Mens nogle sikkerhedsnotaer udbreder et bredt netværk, bør andre målrettes målrettet mod gældende grupper for at undgå unødig bekymring blandt medarbejdere, der ikke er berørt. Følg adressen med en "Fra" -linje, der identificerer dig selv som forfatter til memoet, og kortfattet med et par ord notatets fokus i linjen "Emne".

Vær klar

Notater er designet til at være korte, så dans ikke rundt om emnet, du skriver om. Kommuniker dine bekymringer klart og konsekvent. Lad alle vide, hvad problemet er, og hvorfor det er et område, der kræver opmærksomhed. Uanset om det risikerer arbejdstager- eller kundesundhed eller har et bredere juridisk ansvar, der meddeler problemets alvor, undgår man den moralske knusende usikkerhed, der kan ledsage et notat, der ikke formidler ekspertise.

Tilbyde løsninger

Fortæl medarbejderne hvordan du har til hensigt at løse problemet. Dette er måske det mest kritiske område for at opretholde medarbejdernes moral, da det lader dem vide, hvorfor de skal være sikre på din evne til at løse sikkerhedsproblemet. Vær så gennemsigtig som muligt om de planlagte eller igangværende skridt for at mindske risici for arbejdstagere og kunder, og om hvem der er ansvarlig for udførelsen af ​​planen. At lade arbejdstagere vide, at du forstår problemet og sørger for det, giver sikkerhed for, at de forbliver sikre på jobbet.

Involvere arbejdstagere

Dine medarbejders moral kan styrkes, hvis de ved, hvad der forventes af dem. Hvis sikkerhedsspørgsmålet vedrører uautoriseret adgang til arbejdspladsen, for eksempel, skal du forklare de skridt, de skal tage i tilfælde af indtrængen. Hvis målet er at opretholde et sikkert fælles arbejdsområde, bede dem om at sikre, at farlige genstande sættes væk i både begyndelsen og slutningen af ​​deres skift. At lade dem vide, hvad de kan gøre for at hjælpe, giver dem en positiv rolle at spille.

Giv kontaktoplysninger

Notatet skal præcisere, hvem der har ansvaret for at overvåge sikkerhedsproblemet, og hvor medarbejderne kan gå med deres spørgsmål. Et kontaktpunkt placerer nogen med ansvarlig myndighed og giver dem et sted at gå, hvis der stadig er usikkerheder. Dette holder rygerfabrikken fra også at blive svarcenteret. At vide, hvem man skal snakke med, når sikkerhedsspørgsmål kommer op gør det muligt at behandle potentielt splittede situationer hurtigt og holde dem fra drænet moral.