Sådan skriver du en formel forretningsmemo

Forretningsmemoer er nyttige til hurtigt at sende vigtige oplysninger til flere personer i en afdeling eller virksomhed. Notater informerer medarbejdere om nye politikker, annoncerer vigtige oplysninger, giver detaljer om projekter eller informerer medarbejdere om frister. Selv om emnet for notater varierer, følger alle forretningsmemoer det samme grundlæggende format.

Memo Line og Header

Skriv ordet "memo" eller "memorandum" og centrere det øverst på siden. Start overskriftsblokken øverst til venstre på siden to linjer før memo linjen. Skriv "Til:" på den første linje, og skriv hver modtager navn og jobflise. Purdue Online Writing Lab anbefaler at bruge fulde navne i en menu, selvom du adresserer modtageren med et kaldenavn, når du ser hende personligt. Følg den linje med "Fra:" og indtast dit navn og jobtitel. Skriv "Dato:" og den aktuelle dato på den næste linje. Fagssegmentet er på den fjerde og sidste linje i overskriften. Skriv "Emne:" og derefter med en kort beskrivelse af emnet. Modtagere er mere tilbøjelige til at læse notatet, hvis du gør emnet så direkte som muligt. "Jupiter Project Deliverables Schedule" vil opnå mere opmærksomhed end "Jupiter Project", især hvis modtagerne modtager mange notater om projektet.

Åbning

Åbningen forklarer kort grunden til notatet. Din første linje kan læses, "Den første fase af Jupiter-projektet skyldes i slutningen af ​​måneden. For at sikre, at vi opfylder dette mål, er vi nødt til at kende status for dine opgaver. "Hold dette afsnit notatet kort. Det bør kort og konkret forklare årsagen til notatet. Hvis åbningen er lang eller vag, kan dine læsere måske ikke gøre det til hoveddelen af ​​dit notat.

Main Block

Hovedblokken i notatet udvider ved åbningen og indeholder yderligere oplysninger til støtte for åbnings sætningerne. Matthew W. Ford College of Business foreslår at undgå store tekstblokke og anbefaler, at du bruger enkle sætninger eller sætninger i stedet for at opsummere de oplysninger, som modtagere skal vide. Hovedblokken i dit notat kan indeholde sætninger, der beder modtagerne, at liste hver opgave, der er tildelt dem, og opdatere dig om fremskridtene i hver opgave. Afslut notatet ved at takke modtagerne for deres hjælp. Bed dem om at kontakte dig, hvis de har spørgsmål eller bekymringer. Varsel modtagerne til eventuelle dokumenter, der kan vedhæftes ved at skrive "Vedhæftet:" og med en kort beskrivelse af vedhæftet fil.

Format og stil

Brug en 12-punkts skrifttype, som ikke er svært at læse, såsom Times New Roman, Arial eller Calibri. Skriv afsnit, der er tre til fem sætninger lange. Sørg for, at hvert afsnit kun indeholder en ide. Begræns memo til en side. Hvis notatet er længere, kan dine modtagere muligvis ikke læse forbi den første side. Undgå ordstykke sprog og lange sætninger. Forveks ikke et notat med en rapport. Formålet med et notat er at opsummere vigtige oplysninger i et læseligt format. Gem lange analyser eller filosofiske diskussioner til møder eller rapporter.