Sådan skriver du en uformel virksomhedsrapport

Virksomhederne løber om effektiv kommunikation af information gennem fremskridtsrapporter om projekter, budgetrapporter, opdateringer af menneskelige ressourcer, salgsrapporter og rapporter om strategiske benchmarks, der er nået. Disse rapporter er beregnet til at holde en lang række mennesker informeret om, hvad der sker i virksomheden. De er foreløbige og udgør ofte grundlaget for formelle rapporter til interessenter, bestyrelser og tilsynsmyndigheder.

Format

Uformelle forretningsrapporter skrives normalt i notatformular. Placer "Memorandum" øverst på siden og under den pågældende titelliste den dato, til hvilken rapporten er adresseret, fra hvilken rapporten er udsendt og emnet for rapporten. Faget kan være "Daily Progress Report" eller en anden beskrivende titel. Ofte adskilles overskriften fra memorandumets krop med en vandret linje. Rapportens krop bør være kort, faktisk og organiseret under overskriftsoverskrifter, hvis den dækker et multiplartemne. Eventuelle referencenotoner hører til bunden af ​​memorandumet under en anden vandret linje. Vedhæft eventuelle dokumenter, der henvises til i din rapport, eller som forbedrer dens klarhed.

Samle information

Indsamle oplysningerne, inden du sætter dig ned for at skrive rapporten. Har alle de nødvendige fakta og dine noter ved hånden, så du kan gennemgå dem og beslutte, hvordan du bedst kan formidle fakta, så dine læsere fuldt ud sætter pris på den situation, der rapporteres. En uformel rapport er et informationsværktøj og kan indeholde spørgsmål, forslag og opfordringer til handling. En hurtig refleksion over hvad du vil sige før du skriver, holder rapporten kort og fokuseret.

Omrids

Skriv en oversigt, herunder en introduktion, punkter, der skal dækkes og konklusioner. En uformel rapport skal være kort og giver kun en kort forklaring af oplysningerne. Brug bulletpunkter, når det er muligt, og grafer eller diagrammer, hvis de er lette at forstå. Husk behovene hos læserne af din rapport og begrænse rapportens omfang til disse informationskrav.

Skrive

Introduktionen angiver formålet med rapporten og dens anvendelsesområde. Markér klart hvert enkelt informationspunkt med en overskrift eller et punktpunkt og hold teksten til et eller to korte afsnit. Medtag kun fakta uden redaktionelle kommentarer. Konklusionsafsnittet er det rette sted for evalueringer, forslag til yderligere handlinger og spørgsmål. Når du skriver rapporten, hold dig ud af det, medmindre du skal afgive analyse eller din egen mening.