Sådan skriver du en Executive Assistant Position Beskrivelse Spørgeskema

Professionelle executive assistenter er administrative organisation og prioritering eksperter, som mange små virksomhedsledere ansætter for at hjælpe dem med at øge deres produktivitet og effektivitet. Da en eksekutiv assistents handlinger har en væsentlig indflydelse på en virksomhed, er det vigtigt, at du ser omhyggeligt på kandidatkvalifikationerne under det indledende ansættelsestrin. Et spørgeskema med en ledelsesassistent stillingsbeskrivelse er et værktøj, som kan hjælpe dig med hurtigt at udelukke ansøgere, hvis baggrund eller færdigheder ikke opfylder kravene til jobbet eller dine forventninger.

1.

Lav en liste over alle krav til positionen fra den mindste til den største på en tom side i tekstbehandlingssoftware. Når du laver listen, skal du skrive dine forventninger med hensyn til uddannelse og uddannelse, samt administrative, interpersonelle, kommunikations-, computer- og analytiske færdigheder.

2.

Lav spørgsmål til hvert krav eller forventning. For eksempel: "Hvad er dit oplevelsesniveau med den følgende software?" Eller "Hvad er dit niveau af erfaring med at organisere og planlægge møder, tage møde notater og forberede minutter?"

3.

Ordne spørgsmål om lignende emner i dit dokument i sektioner. For eksempel placere uddannelsesrelaterede spørgsmål i et afsnit og administrative spørgsmål i en anden. Når du er færdig, skal du placere titler i begyndelsen af ​​sektionerne som f.eks. "Computer Skills Questions".

4.

Tilføj svar under hvert spørgsmål for at oprette et multiple choice format, som ansøgere kan arbejde hurtigt igennem. For eksempel kan du skrive, "Jeg har ingen erfaring på dette område". "Jeg har erfaring, men kan kræve supplerende træning, " "Jeg har stor erfaring" og "Jeg har uddannet andre i dette område."

5.

Opret et tomt rum for yderligere feedback eller afklaring under hvert sæt af svar og mærket det med en erklæring, der forklarer formålet med rummet, f.eks. "Brug nedenstående plads til at skitsere yderligere oplysninger med hensyn til din erfaring eller færdigheder."

6.

Skriv en introduktion i begyndelsen af ​​spørgeskemaet, der beskriver dets formål. Desuden skal du skrive en erklæring om konsekvenserne for ikke at besvare spørgeskemaet helt, f.eks. "Diskvalifikation fra overvejelse."

7.

Tilføj vejledning til spørgeskemaet under introduktionen. Derudover tilføjes et eller to spørgsmål eksempler, der viser ansøgere, hvad de kan forvente, da de skrider frem gennem spørgeskemaet.

8.

Angiv en sandhedserklæring i slutningen af ​​spørgeskemaet, som ansøgeren skal underskrive for at bekræfte, at han har besvaret sandfærdigt i hele spørgeskemaet og forstår konsekvenserne af at lyve eller vildledende sig selv. For eksempel: "Jeg bekræfter, at mine svar er sandfærdige efter mit bedste. Jeg forstår, at eventuelle falske repræsentationer vil resultere i (konsekvenser) ... "

9.

Opret et underskriftsområde efter sandhedsopgørelsen, der beder ansøgeren om at underskrive og udskrive hans navn og give datoen. Desuden opretter du linjer for ansøgerens kontaktoplysninger, herunder hjemmeadresse, hjemme- og mobilnumre og e-mail-adresse.

10.

Angiv dine kontaktoplysninger i begyndelsen og slutningen af ​​dokumentet, så ansøgeren ved, hvordan man kan nå dig med spørgsmål, som han eller hun har om at udfylde spørgeskemaet.

11.

Tilføj en titel til spørgeskemaet, f.eks. "Executive Assistant Position Description Questionnaire."

Advarsel

• Spørg altid en advokat om at gennemgå spørgeskemaet, før du distribuerer det for at bekræfte, at den anvendte tekst er lovligt tilladt i din stat.