Sådan arbejder du med et papirløst arkiveringssystem

Papirløse arkiveringssystemer kommer med mange fordele, herunder bevarelse af miljøet og reducering af rotten omkring dit kontor. Men hvis du ikke er vant til at have alt gemt elektronisk, kan det være svært at slippe af papiret. Du kan endda være bekymret for at miste alle dine data, hvis computerens filer bliver kompromitteret. Ved at tage passende forholdsregler ved brug af et papirfrit arkiveringssystem kan du lette dine bekymringer, samtidig med at du hjælper dig med at reducere dit miljømæssige fodaftryk.

1.

Køb det nødvendige udstyr til nemt at vedligeholde et papirløst arkiveringssystem. Dette omfatter typisk en computer, scanner, eksterne harddiske og muligvis tommelfingerdrev. Der kan være yderligere computerprogrammer, som du har brug for, f.eks. Database, menneskelige ressourcer eller regnskabsprogrammer, til at behandle data elektronisk.

2.

Opstil dit elektroniske arkiveringssystem på samme måde som din papirversion. Dette giver medarbejdere lettere at finde de specifikke filer, de har brug for. Opret og distribuér et kort eller et kort over det nye elektroniske system til nem reference. Udfør en træning for medarbejdere, når det papirløse system er sat på plads.

3.

Scan alle papirdokumenter, så der findes en kopi i det elektroniske arkiveringssystem. Et papirløst arkiveringssystem betyder sandsynligvis, at dine hårde kopier vil blive revet eller genanvendt; Sørg for, at du har en elektronisk version, før papiret er ødelagt.

4.

Bestem, hvordan du vil sikkerhedskopiere dine elektroniske filer. At have et sekund, eller endda tredje, backup system på plads kan sikre, at dine data forbliver sikre. Udpeg et sekundært sikkerhedssystem fra stedet, hvilket giver et andet beskyttelseslag i tilfælde af brand, oversvømmelse, tyveri eller anden katastrofe. Hvis du foretrækker det, skal du bruge en server eller internetbaseret backup service til dette formål

5.

Opmuntre personalet til at eliminere papirmetoder til kommunikation, såsom mail og fax. Brug e-mail som den primære metode til overførsel af dokumenter. Eliminer hardfaxfax ved at sende og modtage dem elektronisk.

Ting, der er nødvendige

• Computer
• Scanner
• Eksterne harddiske
• Thumb-drev
• Software
• Makuleringsmaskine

Tips

• Gennemfør de papirløse politikker med en venlig hånd. Går papirløs kræver at bryde eller ændre hverdagsvaner, og det kan tage medarbejdere lidt tid at vænne sig til forandringen. Indstil en dato et par måneder ned ad vejen for overgangen til at være komplet.
• Spørg virksomhedens papirbrug efter skift til et papirløst arkiveringssystem. Send månedlige e-mails til personalet, der viser, hvor meget papir virksomheden har gemt hver måned ved at skifte til den nye metode.