Sådan bruger du Outlook Business Contract Manager

Som virksomhedsejer er det vigtigt at holde styr på dine kontakter, og nogle gange giver et simpelt e-mail-program ikke alle de kontaktoplysninger, du har brug for. Hvis du bruger Outlook 2007, har du adgang til en speciel add-on designet til at lade virksomhedsejere gøre det meste ud af hver kontakt. Dette produkt kaldes Business Contact Manager, og ved hjælp af det kan du spore dine kunder, dine kunder og dine kundeemner.

1.

Log på på din computer og installer Business Contact Manager (BCM) til Outlook 2007. Når produktet er installeret, kan du fortsætte med at holde dine personlige kontaktoplysninger i Outlook, men BCM vil tillade at spore dine forretnings kontaktoplysninger, hvilket gør det nemmere at Hold dine personlige og forretningsmæssige emailpersoner adskilt.

2.

Gå til menuen Business Contact Manager og klik på "Account." Gå til standardmenuen og klik på "Ny". Tilføjelse af en kontakt til BCM gør det lettere at finde en bestemt kunde for at følge op på leverancer og nye forretningsmuligheder.

3.

Indtast oplysningerne for kontakten direkte i kontoplanet. Klik på fanen "Konto" på Office 2007-båndet og klik på "Actions" -gruppen. Vælg "Gem og Luk" for at oprette den nye post. Office 2007-båndet har erstattet menulinjen, der blev brugt i tidligere versioner af Microsoft Office. Båndets udseende er anderledes end i menulinjen, men funktionaliteten er meget den samme. Fortsæt med at tilføje alle dine forretningsforbindelser ved at indtaste deres oplysninger i en ny kontoformular.

4.

Klik på en email for automatisk at tilføje en forretningsforbindelse fra Outlook. Gå til værktøjslinjen Business Contact Manager og klik på "Email automatisk link". E-mail-auto-link-funktionen giver en hurtig og nem måde at oprette en ny kontakt baseret på eksisterende oplysninger gemt i Outlook.

5.

Vælg den e-mail-adresse, du vil konvertere til en forretningsforbindelse, og klik på "OK". Dette gemmer e-mail-adressen som en ny forretningskontakt i Business Contact Manager. E-mail-adressen og navnet på kontakten tilføjes automatisk; Du kan redigere posten for at tilføje yderligere detaljer, hvis det ønskes.

6.

Klik på værktøjslinjen Business Contact Manager og vælg "Business Project" for at oprette en ny projektrekord. Gå til standardmenuen og klik på "Ny". Projektposten er designet til at hjælpe virksomhedsejere med at samarbejde om projekter og forretninger med andre parter.

7.

Indtast projektoplysningerne direkte i formularen, klik derefter på Office 2007-båndet og vælg fanen Business Contact Manager. Klik på "Handlinger" og vælg "Gem og Luk".

8.

Opret en konto ved at klikke på menuen Business Contact Manager og vælge "Account." Klik på "Standard" og derefter "Ny". Indtast dine oplysninger i kontobladet og klik på "Konto" -gruppen på Office 2007-båndet. Klik på "Actions" og vælg "Save and Close." Oprettelse af konti i BCM giver reel værdi til dit salgspersonale, da de følger op på forretningsmuligheder og løbende konti.

9.

Start en ny mulighed rekord ved at klikke på menuen Business Contact Manager og vælge "Mulighed." Klik på "Standard" menuen og vælg "Ny;" Indtast oplysningerne i mulighed rekord. Klik på Office 2007-båndet, vælg "Mulighed", klik på "Actions" og vælg "Save and Close." Mulighedsoptegnelsen er designet til at hjælpe dig med at udnytte nye muligheder for at sælge dine virksomheds produkter og tjenester.

10.

Importer data fra en Outlook distribution liste ved at klikke på "File" menuen og vælge "Import og eksport." Klik på "Business Contact Manager for Outlook" og derefter "Import en fil." Klik på "Næste" og skift filtype til "Outlook-kontaktliste." Klik på "Næste", og brug importguiden "Business Data Import and Export" til at importere dataene fra Outlook til BCM.

Ting, der er nødvendige

• Microsoft Office 2007
• Business Contact Manager