Sådan får du medarbejdere til at skrive detaljerede procedurer for deres arbejde

Ofte er de personer, der er tættest på din virksomheds drift, dine medarbejdere. Fordi dit personale kan udføre opgaver og procedurer regelmæssigt, kan de endda vide mere om disse processer end du gør. En manual, der indeholder proceduremæssige instruktioner, kan være et værdifuldt aktiv for din virksomhed. Den mest effektive manual kan være et resultat af direkte input fra dine medarbejdere. Få medarbejdere til at skrive detaljerede procedurer for deres arbejde for at udarbejde en procedurehåndbog.

1.

Vælg det arbejde, der kræver skriftlige procedurer. Aktiviteter, som folk finder forvirrende eller komplicerede opgaver med mange trin, kan være omfattet af procedurer. Vigtige opgaver, som medarbejderne skal gennemføre uden at lave fejl, kan også drage fordel af skriftlige procedurer.

2.

Opmuntre medarbejderne til at tænke over, hvordan de udfører opgaverne for at starte en bevidsthed om processen. Medarbejdere kan ønske at tage noter af punkter, som de ønsker at huske om, hvordan de udfører en opgave. Hvis medarbejderne har instruktioner eller manualer, der hjælper dem med at udføre opgaven, bør de samle disse materialer.

3.

Saml alle medarbejdere, der arbejder sammen om en opgave (hvis relevant), og skriv et samarbejdsprojekt af processen. Brug et tavle eller tavle, så alle kan se trinene, som du opretter dem, fra det første trin og fortsætter gennem hele processen. Begynd hvert trin med et verb for at gøre proceduren handlingsorienteret og kortfattet.

4.

Diskuter udkastet til at sikre, at den indkapsler processen korrekt og præcist. Stræbe efter præcise og direkte instruktioner. Hvis du kan føje til trinene ved at give korte detaljer om hvorfor de er vigtige, tilføj disse ekstra oplysninger. Foretag eventuelle ændringer eller justeringer, der er nødvendige.

5.

Tilføj diagrammer eller billeder til procedurerne, hvis de vil hjælpe brugeren med at forestille processen.

6.

Opret det endelige udkast til procedurerne. Prooflæse procedurerne og udskrive dem på standardpapir. Placer procedurerne i bindemidler, mærkning dem tydeligt med en titel langs bindeens rygsøjle. Placer proceduren bindemidler nær det område, hvor medarbejdere vil udføre opgaverne.

Ting, der er nødvendige

• binder