Hvordan man udarbejder bestyrelsesminutter til et to-dages møde

Protokollen fra bestyrelsesmøderne giver en juridisk oversigt over hvert møde. De identificerer deltagerne og hvad de har bidraget, samt lister de beslutninger, der er truffet på hvert møde. Når der skrives om bord minutter til et to-dages møde, kan detaljerne i hver dag være vigtige, så organisere dem for at give klarhed om hvilken dag hver aktivitet fandt sted.

Bestyrelsesmøde dagsorden

Skriv din dagsorden for at beskrive kontaktpunkterne for hver dags møde. Bestyrelsesmøder, der planlægges at finde sted over mere end en dag, dækker generelt forskellige emner. Den første dag kan fremlægge resultaterne af en revision med den anden dag til drøftelse og beslutninger. Et normalt månedligt bestyrelsesmøde kan følges næste dag ved en præsentation og diskussion af et købsforslag eller omstruktureringsplan. Din møde dagsorden er et vigtigt dokument, der beskriver, hvad der er planlagt for hver dag og danner grundlaget for protokollen. Du kan vælge at lave en samlet dagsorden med en to-dages tidsplan eller en separat dagsorden for hver dag.

Dato, klokkeslæt, sted og deltagere

Protokollen dokumenterer formelt, hvad der sker, hver gang bestyrelsen mødes, registrerer datoen for mødet, tidspunktet for indkaldelsen af ​​indkaldelsen, placeringen, navnene på de tilstedeværende og et hvilket som helst quorum for at stemme om beslutninger. Da minutter er juridiske dokumenter, skal hver dags aktiviteter rapporteres i et separat dokument.

Rapporter og Old Business

Hver dag i dit møde vil du have forskellige rapporter og gamle forretninger, med den anden dag, der afspejler den foregående dags aktiviteter. Protokollen fra et tidligere møde fremlægges altid til godkendelse inden rapporter og gammel virksomhed, så minutter af den første dag skal noteres i din anden dags minutter som enten godkendt, ændret eller afvist. Listerapporter og gamle forretninger hver for sig hver dag, selvom de fortsætter et emne, der blev introduceret i det første møde. Dine minutter skal være en nøjagtig repræsentation af, hvad der skete, og hvornår, selvom den gamle virksomhed kun er godkendt af protokollen fra den foregående dag.

Ny forretning, diskussion og beslutninger

Ny forretning kan være en fortsat diskussion af en rapport fra den foregående dag eller et helt nyt emne. Dokument alle emner, diskussionspunkter, diskussionsdeltagere, forslag og stemmer for hver dag på dine separate minutter dokumenter. Vedhæft eventuelle bilag, såsom rapporter og forslag, til protokollen for den dag, hvor de blev indført.

Næste møde og afbrydelse

Ved afslutningen af ​​første dags møde skal der være et forslag om at afbryde og genmontere den følgende dag. Dokumenter denne bevægelse og stemme i slutningen af ​​din første dags protokol. Start nye minutter for den anden dag, hvilket indikerer, at det er et overførselsmøde fra den foregående dag. Håndter de afsluttende bevægelser og stemmer på samme måde som normalt.