Forklar, hvorfor adskillelse af told er vigtig i regnskabet

Opdeling af pligter i en regnskabsafdeling fungerer som det primære forsvar mod intern bedrageri. At have medarbejdere tjekker hinandens arbejde kan reducere fejl, men simple fejl reducerer ikke overskuddet i samme grad. Små virksomheder lider uforholdsmæssigt fra bedrageri og taber i gennemsnit 5 procent af indtægterne, eller 160.000 dollar til intern tyveri. Opdeling af arbejdsopgaver inden for regnskabsgruppen minimerer muligheder for medarbejdere til at stjæle fra virksomheden.

Bedrageriets trekant

Bedrageribekæmpelse eksperter anerkender en "trekant af svig", der skaber betingelser for for bedrageri. Den trekant består af økonomisk pres på medarbejderen, rationalisering af kriminelle handlinger og mulighed for at begå kriminaliteten. Opdeling af arbejdsopgaver inden for regnskabsafdelingen bryder trekant på tidspunktet for muligheden. At vide, at andre gennemgår og kontrollerer kritiske komponenter i hans arbejde, ændrer en medarbejders opfattelse af muligheder. I lyset af de potentielle omkostninger ved medarbejdersvindel er en investering i skridt for at forhindre den et godt afkast.

Betalingspligtig svig

Leverandørerne, hvis de ikke overvåges korrekt, giver mange muligheder for svig. En medarbejder kan oprette falske fakturaer og udbetale midler til en konto, han kontrollerer. Eller han kan skrive checks til sig selv og optage dem som betalinger til en af ​​virksomhedens leverandører. Adskillelse af opgaver efter funktion, således at ingen kan godkende en faktura, oprette en ny leverandør i systemet eller udstede en check, reducerer disse muligheder. Mere end en person skal overvåge tilbagebetaling til leverandører, en anden kilde til svigagtig aktivitet. Kræver strenge gennemgang af leverandør godkendelse og kontrakt accept accepterer også tilbageslag betalt af sælgerne modtager præferencebehandling eller overbetaling.

Andre veje til svig

Andre funktioner inden for regnskabsafdelingen giver tilsvarende muligheder for svigagtig aktivitet. Mulige lønsedler omfatter opløste regnskabet, falske påstande af arbejdstimer og endda "spøgelses" medarbejdere. I sidste instans skaber tyven medarbejdere, der ikke eksisterer, sender tidsrapporter til dem og indbetaler deres lønsedler på egen regning. Segregering af leje- og betalingsfunktioner bryder dette link i trekanten. Kundekonti skaber også muligheder for bedrageri. En uærlig medarbejder kan simpelthen lomme kontantbetalinger fra kunder eller aflevere checks til egen regning. For at skjule tyveriet kan tyven aflede efterfølgende betalinger fra andre kunder i en ordning kaldet skimming.

Segregering af told i en lille virksomhed

Store virksomheder adskiller regnskabsopgaver i afdelinger og yder den nødvendige kontrol med midlerne. Oprettelse af passende adskillelse af pligter præsenterer en lille virksomhedsejer med en udfordring, men ikke en uoverstigelig en. En lille virksomhedsejer kan få banken til at levere månedsopgørelsen til sit hjem. Dette sikrer, at ingen medarbejder har mulighed for at fjerne bevis før nogen andre ser det. Når det er muligt, skal ejeren underskrive alle udbetalinger. At kræve to underskrifter på kontroller kan forhindre svigagtige checkskrivning. To medarbejdere, eller ejeren og bogholderen, bør gennemgå alle bankindskud, lønsedler og udgiftsopgørelser. Denne opdeling af opgaver må ikke stoppe alt bedrageri, men det mindsker muligheden.