Sådan dokumenterer du medarbejderproblemer og en forbedringsplan

Dokumentation af medarbejdernes ydeevneproblemer kan være tidskrævende, og allerede overextended små virksomhedsledere kan stille spørgsmålstegn ved værdien af ​​dokumentation eller præstationsforbedringsplaner. De fleste virksomheder i USA er på vilje, hvilket betyder, at en medarbejder kan til enhver tid afskediges af en god grund, dårlig grund eller slet ingen grund. Men selvom det kan virke hurtigere og nemmere at aflade en medarbejder, er der betydelige fordele - både hvad angår dollar, ansvar og overordnet medarbejdermoral - for at hjælpe ham med at forbedre sig.

1.

Opbevar notater om hver problematisk hændelse, du har observeret. Medtag detaljer om hvad der skete, hvor og hvornår hændelsen fandt sted, hvis der var vidner, de negative konsekvenser og politikken og procedurerne blev overtrådt. Optag statistiske data eller hyppigheden af ​​medarbejderens adfærd i forhold til arbejdsgruppen gennemsnit, hvis det er relevant. F.eks. Dokumentere antallet af gange, hvorpå medarbejderen var forsinket i forhold til antallet af samlede arbejdsdage, eller antallet af fejl, som medarbejderen gør i forhold til det gennemsnitlige antal fejl, som medarbejdere har lavet.

2.

Drøft problemhændelserne med medarbejderen - din dokumentation er ubrugelig, hvis den ikke handles, eller hvis arbejderen ikke er opmærksom på problemet. Mød med medarbejderen for at diskutere problemet og give ham en kopi af dokumentationen. Bed ham om at forklare årsagen til problemet opførsel og strategisere mulige løsninger med ham.

3.

Sammendrag samtalen i en skriftlig forbedringsplan. Planen bør indeholde klare forventninger - og enhver politik eller procedure der styrer disse forventninger - og kortsigtede mål. Planen skal også opsummere de gensidigt aftalte løsninger til forbedring.

4.

Inkluder specifikke målbare mål med en tidsramme for præstation. For eksempel: "Du vil reducere din fejlrate til 5 procent eller lavere for april måned." Angiv datoer for opfølgning: "Dine fremskridt vil blive gennemgået månedligt."

5.

Mød med medarbejderen for at gennemgå hendes fremskridt. Juster forbedringsplanen, om nødvendigt, og dokument både ændringerne til planen og selve mødet. Hvis der ikke opnås vedvarende forbedring, fremskridt til mere alvorlige former for disciplin.

Tip

• Dokumentér hver samtale, du har med medarbejderen, og kræve, at han underskriver for modtagelse af dokumentet. Alternativt opsummerer mindre problemer i en email for at få dato og tidsstemplet dokumentation.