Sådan bestrider du en faktura brev

Hvis du modtager et faktura brev fra en leverandør eller leverandør, der er unøjagtigt, skal du straks reagere og afklare problemet. Manglende adressering af en faktura kan resultere i sene gebyrer og kan endda påvirke din virksomheds kredit score. Selvom det er hurtigere at bestride fakturabrevet via telefon, kan du vedhæfte vedhæftede filer, hvis du svarer via e-mail.

Tjek dine bøger

Hvis du faktureres for noget, har en person i virksomheden sandsynligvis udstedt et købsordrenummer som en del af den oprindelige anmodning. Spor dette tal ned og tal med den person, der gav fremskridt for tjenesten. Bekræft detaljerne i aftalen, og læs alle kontraktlige papirarbejde, der blev indgivet, når ordren blev stillet for at bekræfte din stilling vedrørende fakturaens nøjagtighed.

Saml dine beviser

Lav kopier af dokumentation du har, der angiver, hvad den faktiske faktura pris skal være. Hvis du bliver anklaget for ikke at betale en faktura, skal din regnskabsafdeling udskrive en kopi af den betalingscheck, der blev sendt, og bede dem om at kontrollere, om checken blev indbetalt. Hvis du har bestilt en online bestilling og fik en email-bekræftelse, skal du også udskrive det her. Vedhæft dette papirarbejde til dit tvistebrev for at størkne din position.

Skriv dit brev

Udskriv din faktura brev tvist på firma brevpapir og adressere det til den person, der sendte det. Bekræft, at du har modtaget brevet og beskrevet, hvorfor du bestrider det. Henvis til de dokumenter, du indeholder, for at understrege dit punkt. For eksempel, "Som du vil se i vedlagte kontrakt, var den samlede regning for opførelse af taco stå tilføjelsen $ 1000, betales ved afslutningen. Din faktura er for $ 2.000, hvilket er forkert. "

Faktura for problemtjeneste

Hvis du bestrider kvaliteten af ​​den tjeneste, der udføres ved ikke at betale en faktura, skal du forsøge at løse tvisten med tjenesteudbyderen ved at redegøre for dine bekymringer. Giv dokumentation til støtte for dit krav og vente på et svar. For eksempel: "Vores oprindelige aftale var kl. 17.00 cateringvirksomhed for 50 kunder. Dine cateringrepræsentanter ankom 40 minutter for sent og bragte kun nok mad til at fodre 30 personer. Jeg anmoder om en lovregulering for at afspejle overtrædelsen af ​​vores oprindelige aftale. En kopi af vores kontrakt er vedlagt som reference. "

Anmod om afhjælpning

Lav en anmodning om uanset afhjælpende handling er nødvendig. F.eks. Hvis fakturaen er for et ukorrekt beløb, bedes virksomheden sende en revideret faktura på sin plads. Lav et notat for at dobbeltsjekke finansielt papirarbejde, hvis du bruger tjenesteudbyderen igen i fremtiden.

Giv kontaktoplysninger

Når du underskriver dit brev, skal du inkludere dine kontaktoplysninger, f.eks. Din direkte telefonlinje og din e-mail-adresse. Bed modtageren om at underrette dig, når de modtager dit brev, så du kan yderligere diskutere problemet via telefon eller via e-mail.