Mål for erhvervskommunikation

Som en lille virksomhedsejer er det fristende at se den nuværende tilstand af kommunikative anliggender som ubehagelig. Beviset er overalt; folk skynder sig igennem deres daglige liv og kaster hurtigt i deres tekstbeskeder, e-mails og postforsendelser for at se, om de har glemt noget så presserende, så kritisk, at verden kan falde sammen, hvis de ikke reagerer på denne tekst eller telefonsvarer lige nu .

Alt dette spredte rushing om som en kylling uden hoved giver dig mulighed for at skille sig ud blandt dine medarbejdere, kunder, forhandlere, salgsrepræsentanter og eksterne medarbejdere som en som er mere professionel om kommunikation. Du er en professionel kommunikator. Du kan lave et klassisk indtryk på alle, du møder, fordi du er villig til at bremse tempoet. Du er smart nok til at vide, at dit gode navn, brand, image og dit ry afhænger af at være en god kommunikator, så du beslutter dig for at forbedre dine mål for erhvervskommunikation.

Så meget som du allerede ved kommunikation, ved du også, at du vil have en klar fordel over dine konkurrenter ved at sikre dig:

• Børste op på den grundlæggende kommunikationsproces.
• Overvej nogle nyttige definitioner af erhvervskommunikation. Gribe fat i de fortællende karakteristika ved erhvervskommunikation. Se målene for erhvervskommunikation.

Børste op på kommunikation

Forsøg nu ikke at tænke på de talebeskeder, du har forladt på en persons maskine eller de e-mails, du har sendt, der ikke har fået svar. Selv om disse er helt sikkert former for kommunikation, er de en måde. De fleste former for kommunikation er tovejsudvekslinger. På denne måde følger "generel" kommunikation og erhvervskommunikation nogle lignende trin:

• Afsenderen opfattes af en ide.
• Afsenderen bestemmer, hvordan man udtrykker ideen i ord - en proceskommunikationsspecialist kalder "kodning".
• Afsenderen vælger et medium (telefonen, en e-mail, en tekstbesked) for at sende ideen. * Senderen sender beskeden.
• Modtageren modtager og afgiver (dekoder) meddelelsen.
• Modtageren tilbyder feedback.

Definer Business Communication

Det kan bidrage til at størkne din forståelse med en definition, så overvej en fra Business Dictionary. Det definerer kommunikation som:

• "Tovejs proces med at opnå gensidig forståelse, hvor deltagerne ikke kun udveksler (koder-dekode) informationer, nyheder, ideer og følelser, men også skaber og deler mening."

"Generel" kommunikation skelnes fra erhvervskommunikation på grund af den sammenhæng, hvor udvekslingen foregår - med andre ord i en forretningsområde. Dette er en af ​​de hjælpsomme tider, hvor mange definitioner af erhvervskommunikation eksisterer, så du kan sammenkoble elementer som du finder det passende.

En definition har stået tidstesten, skrevet af Lawrence David Brennan i sin bog fra 1960, "Business Communication." Bemærk, hvordan det understregede indstillingen:

• "Forretningskommunikation er udtrykket, kanalisering, modtagelse og udveksling af ideer i handel og industri. ”

Business Dictionary har udvidet sig på denne definition ved at sige, at erhvervskommunikation er:

• "Deling af information mellem personer inden for en virksomhed, der udføres for den kommercielle fordel af organisationen. Desuden kan forretningskommunikation også henvise til, hvordan et selskab deler information for at fremstille dets produkt eller tjenester til potentielle forbrugere. ”

Resultatet er, at erhvervskommunikation kan tage to former: intern og ekstern. Så en del af den kommunikation du deler er beregnet til verden derude, og en del af den kommunikation du deler er beregnet til dit interne publikum, hvilket betyder dine medarbejdere og andre kolleger. Tænk på intern kommunikation som fortrolig eller proprietær information.

Det er usandsynligt, at du vil begrænse informationsstrømmen på den anden side. Det er med andre ord usandsynligt, at du vil være i stand til at dele information med et eksternt publikum, mens du holder det (eller forsøger at holde det) fra dine interne publikummedlemmer. De skal holdes i løkken. Som Business Communication sætter det:

• "Erhvervskommunikation er afgørende for at udføre ledelsesfunktioner og sikre organisatorisk succes."

Fokus på fortællingsegenskaberne

På dette tidspunkt kan det begynde at daggry på dig, at en smule mere end indstillingen kunne sætte erhvervskommunikation bortset fra den "generelle" kommunikation, der finder sted i din verden. Så hvis du nogensinde har spekuleret på, "Hvad er forretningskommunikationens egenskaber?" Se efter nogle af følgende kvaliteter. De må muligvis ikke være til stede i enhver meddelelse, du sender eller modtager. Men da forretningskommunikation også er målrettet, er der chancer for, at visse egenskaber vil overflade igen og igen. Erhvervskommunikation er:

• Faktuel. God forretningskommunikation er faktisk. Intet kan synke en virksomheds omdømme hurtigere end at rapportere unøjagtige statistikker, halvt sandheder og overdrevne krav. I dag tjekker folk informationen for nøjagtighed, og teknologien gør det forholdsvis let for dem at gøre det. En virksomheds salgs- og salgsfremmende materialer giver det en vis mulighed for at prale og prale - så længe påstandene kan understøttes og valideres. * Ryd. God forretningskommunikation er fri for vage, tvetydige udsagn . Modtageren af ​​en besked skal aldrig spekulere på, hvad en besked handler om. "Klar kommunikation er" hjulpet sammen "ved at bruge enkle ord, snarere end komplekse ord og ved at bruge direkte, deklarative sætninger. Mange mennesker finder det nemmere at følge oplysninger, når de præsenteres i kugleformular eller når de ledsages af diagrammer eller diagrammer. Disse elementer forbedrer også klarheden.
• Praktisk. God forretningskommunikation er nyttig og nødvendig. Uanset om kommunikationen foregår i form af et forretningswebsted, en brochure eller en pressemeddelelse, skal der være en begrundelse for, hvorfor kommunikationen eksisterer, og hvordan folk kan drage nytte af kommunikationen.
• Ofte overbevisende. God forretningskommunikation søger at flytte nogen i den interne eller eksterne gruppe for at gøre noget. (Og hvis det er klart, bør det være tydeligt, hvad det "noget" er.) Nogle virksomhedsejere gør fejlen med at se på kraften i subliminale meddelelser i deres kommunikation. For eksempel tager udstationering af interne firmas jubilæumshilsener og udpegning af en "medarbejder i måneden" tid og kræfter. Men den implicitte overbevisende besked skal være indlysende for opfattende medarbejdere: "Dette er et firma, der bekymrer sig, så gør din del og bekymrer dig om virksomheden."
• Strategisk. God forretningskommunikation er planlagt, organiseret og udført, således at den opnår sit særlige mål.

Se forretningskommunikationens mål

Som du måske tror, ​​kan disse mål være så forskellige som medlemmerne af dine medarbejdere. Faktisk, som du ser rundt på dit kontor, kan de typer virksomhedskommunikation, der flyder internt, afspejle formularen, funktionen eller personligheden i dine forskellige afdelinger. Nogle af målene for erhvervskommunikation er:

• Deling af oplysninger, som kan repræsentere størstedelen af ​​den forretningskommunikation, som du sender både internt og eksternt. Sådanne oplysninger kan være rettidige, såsom salgsrapporter og resultaterne af kundetilfredshedsundersøgelser. Noget af det kan være følsomt, f.eks. Dine indtjeningsrapporter. Og noget af det kan være mærket "fortroligt" og begrænset til kun bestemte personer, såsom en strategisk ændring i retning blandt en af ​​dine konkurrenter. De primære mål for denne form for kommunikation er at uddanne og oplyse. * Overtalelse, som mange mennesker nemt forholder sig til salgs-, reklame- og marketingmaterialer. Når disse former for overbevisende indsats er godt udformet, flyttes modtagere og endda ivrige efter at handle på meddelelsen. Men "sikkerhedsstillelse", der fremmer din virksomheds produkter eller tjenester, repræsenterer kun nogle af de overbevisende forretningskommunikation, du kan finesse som en lille virksomhedsejer. Placering af en stædig leverandør eller leverandør kan på et eller andet tidspunkt kræve en overbevisende appel. At forsøge at vinde en zoneinddeling for din virksomhed kan kræve flere overbevisende bestræbelser på lokale og regionale embedsmænd. Og glem ikke dine medarbejdere, som på et eller andet tidspunkt kan stille spørgsmål om visdom af en ny virksomhedspolitik eller -procedure. En overbevisende email fra dig kan være lige hvad de behøver for at sætte dem lige.
• Vurdere ydeevne og give feedback, som mange små virksomhedsejere ville være enige om, er en færdighed, de udvikler sig over tid. Der er trods alt ingen født vurderer af menneskets ydeevne og potentiale. Denne form for forretningskommunikation forventes normalt ivrigt af medarbejdere, især hvis den er bundet til en lønforhøjelse. Da anmeldelser er en måde, som en virksomhedsejer er ansvarlig for sine medarbejdere, forbliver den kloge ejer på skema og sikrer, at han har et praktisk system til at vurdere medarbejdernes præstationer.
• Motivating, som kunne køre gamut fra et tak memo sendt til alle medarbejdere til en meddelelse om en salgskonkurrence bundet til en ekstravagant præmie. Ingen kender dine medarbejdere bedre end du gør, så det følger af, at ingen ved bedre, hvordan man motiverer dem til at holde op eller forbedre kaliberen i det arbejde, de producerer. Et andet mål med motiverende erhvervskommunikation er at fremme kammeratskab på arbejdspladsen, som ofte giver anledning til loyalitet.
• Indføre råd, som du måske synes at være en af ​​de mest givende dele af din rolle som en lille virksomhedsejer. Formentlig ser dine medarbejdere op til dig og afhænger af dig for lederskab - for at fortælle dem ikke kun hvad de skal gøre, men hvordan man gør det bedre. Som en form for forretningskommunikation kan rådgivning rettes til individ eller gruppe afhængigt af omstændighederne. Udformet omhyggeligt og med nyttige eksempler til at illustrere dine point, kan disse kommuner blive værdsatte ressourcer for medarbejderne. At tilbyde forslag, meninger og ideer, som kan strømme to måder, fra dig til dine medarbejdere eller fra dem til dig. Afhængigt af strukturen i din virksomhed kan du også have mellemledere, som du er afhængig af for at holde denne strøm forbi. Forslag, meninger og ideer kan holde et stort løfte om at forbedre en virksomhed på utallige måder - så længe egoer, rivalisering og konkurrencedygtige jalousier ikke blander sig. Det kræver også engagement fra en selvsikker og åbent virksomhedsejer for at holde denne form for kommunikation igang. I de tidlige dage lover mange små virksomhedsejere at opretholde en "åben dørpolitik" til forslag, meninger og ideer. Men så slutter de med at presse tidens presse og uafbrudt afskære denne værdifulde ressource. Anbefalende instruktion eller jobrelateret træning, som du selv kunne udføre eller outsource til en tredjepart. Under alle omstændigheder kan denne form for forretningskommunikation også indeholde et overbevisningselement, især hvis du har mistanke om, at medarbejderne kan modstå henstillingen. Dine medarbejdere kan overraske dig: Normalt vil de sætte pris på muligheden for at udvide deres viden og forbedre deres færdigheder, samtidig med at de forbedrer deres værdi for dig. Undervisning og træning kræver ofte to kommunikationsbølger: den første til at annoncere træningen; den anden til at yde støtteinformation, såsom referencematerialer.

Som med andre elementer i din lille virksomhed er du nødt til at forbedre dine forretningskommunikationsevner med praksis. Så, hvis du tænkte på at ansætte en "direktør for første indtryk?" Ikke genere. Dine kommuner bør gøre det rigtige indtryk, der vil sætte dig adskilt fra den distraherede skare, der er rundt omkring dig.