Målindstilling for administrativt personale

I forretningsområder, der spænder fra virksomhed til produktion, kan administrativt personale være et centralt element i virksomhedens funktionalitet. Administrativt personale har ofte opgaver med "front end" virksomhedens opgaver, som f.eks. Hilsenskunder, telefonsvarer, filtrering af mail og vedligeholdelse af korrespondance. Som med enhver division i en lille virksomhed er målindstillingen i en administrativ afdeling vigtig af forskellige årsager.

Betydning

For små virksomheder at nå de overordnede virksomhedsmål er det afgørende, at de fleste forretningsdivisioner, herunder den administrative afdeling, har klart definerede mål fra mellemledere eller øverste ledere. Disse mål hjælper kan hjælpe med at holde hver administrator, såvel som dit overordnede administrationshold, på rette spor for at nå individuelle og virksomhedsmæssige mål. Mål er også vigtige, da de kan drive medarbejderne til handling og forbedre effektiviteten inden for din administrative afdeling.

Typer af mål

De typer af mål, du angiver for dit administrativt personale, kan variere afhængigt af hver administrativ rolle. For eksempel kan målene for din receptionist omfatte distribution og forberedelse af alle indgående og udgående post i rette tid, herunder logningspakker med transporttjenester og underretning af modtagere af alle indgående pakker. Andre mål for administrativt personale kan omfatte filvedligeholdelse, papirarbejde, overvågning af kontorlige supportfunktioner, planlægning af rejsearrangementer for øverste ledere og opretholdelse af specifikke databaser.

Motivering

Mål er nøgle når det gælder at motivere medarbejderne til handling. Uden klart definerede mål, som administrativt personale kan se frem til at opnå hver kvartal eller årligt, kan dine medarbejdere føle sig fortabte eller forvirrede med, hvad der forventes af dem. At forstå målforventninger kan påvirke medarbejdernes motivation til at udføre et job godt. Når det er sagt, dårligt planlagte mål eller mål, der er for vage, kan demotivere administrativt personale. Giv klart, hvilke mål der forventes af dine administrative medarbejdere, og forklar hvordan disse mål passer ind i virksomhedens mission og mål.

Achievability and Measurement

For at sikre, at dine administrative mål er gennemførlige og udført korrekt, måler du hvor ofte og hvor godt de opnås. For eksempel kan dine medarbejdere nå målene i tide, men resultaterne kan ikke være op til par med "godt arbejde". På den anden side kan dine administrative medarbejdere savne deadlines og tage længere tid for at nå mål, men i sidste ende kan de udføre opgaver fejlfrit. I begge tilfælde kan du måske vurdere, om de mål, du dolede ud, var realistiske og opnåelige i første omgang. Dette giver dig mulighed for at sætte mere praktiske mål fremad.