General Ledger Account Beskrivelser

En generel hovedbog er en fortegnelse bestående af konti. Beskrivelser af disse konti hjælper med at forstå en generel storbog og navigere den. Overvej beskrivelser som nyttige tip for at gøre regnskabsoplysningerne brugervenlige. Uden beskrivelser ville det være et mareridt at finde bestemte data - du ville have koder eller noget som "AA22", og ingen ville vide hvad det betyder, skabe forvirring, hvilket fører til en meget ineffektiv og ineffektiv regnskabsproces.

Betydning

Den væsentligste betydning af beskrivelser af generelle hovedkonti er at gøre indholdet på hver konto klart, hvilket afspejler hver kontos karakter. En bruger kunne scanne et system eller en rapport og have en anelse om, hvad hver konto indeholder. Hvis en virksomhed f.eks. Har to kontrolkonti, "Bank A" og "Bank B", er det fornuftigt for beskrivelser at læse: "Cash - Bank A" og Cash - Bank B. "Når du ser på transaktioner under Kontant - Bank A, du ved, at det indeholder transaktioner i Bank A, gør kontoanalyse og forskning let.

Funktioner

Beskrivelser af konti bør fokuseres. En beskrivelse kan være "Lejeomkostninger", hvis en virksomhed betaler leje til en udlejer. Hvis en virksomhed betaler husleje på mere end et sted ved hjælp af to forskellige konti, er det fornuftigt at have to beskrivelser på hver konto, som f.eks. "Udgifter til leje - Los Angeles" og "Lejeomkostninger - San Francisco".

Regnskabsbeskrivelser er særprægede. Det giver ikke mening at have mange konti med samme navn og intet andet at differentiere dem. Hvis alle dine udgifter konti hedder "udgifter" og ikke andet, bliver det svært at finde noget specifikt, såsom lønudgifter eller forsyningsomkostninger.

Overvejelser

Du må ikke gøre regnskabsbeskrivelser lange eller sammenfaldende. Hold det enkelt og med så få ord som muligt. Undgå at bruge verb eller være alt forklarende. For eksempel undgå denne type beskrivelse: "Modtagelig fra Mr. X fra skolejobbet den 3-21-10 - Betalt delvis på arbejdsdag." I de fleste regnskabssystemer kan du tilføje detaljer om jobbet eller situationen under kundens information eller jobinformation, ikke under kontobeskrivelsen. I stedet kan du have en beskrivelse til denne konto, som blot "Mr. X".

Når du udvikler nye kontobeskrivelser, skal du overveje dets klassificering. Hvis en konto f.eks. Er en forpligtelse, skal du undgå at beskrive det som en omkostning eller en indtægt. Hold dig til kontoklassifikationen, eller du vil skabe forvirring.

Standardisere

Opret en standard måde at skrive beskrivelser på og tid om eventuelle ændringer, du foretager til eksisterende konti. For eksempel kan alle dine beskrivelser starte med et stort bogstav og resten ikke aktiveres. Undgå at udnytte alle bogstaver på alle konti, fordi det gør det svært at læse. Den gode nyhed er, at de fleste regnskabsprogrammer gør det nemt at ændre kontobeskrivelser.

Timing

Når du ændrer eksisterende kontobeskrivelser, skal du være opmærksom på, at rapporter, der kørte før ændringen, indeholder den gamle kontobeskrivelse, og som kan skabe forvirring. For eksempel kan du have en konto med navnet "Office supplies", der bliver ændret til "Supplies." Folk vil spekulere på, om det er den samme konto eller en anden konto. Det er bedre at ændre eksisterende konti i begyndelsen af ​​året for at minimere misforståelser.