Svigspolitik for et nonprofit-bestyrelse

Straffen for bedrageri til et nonprofit kan indebære, at bestyrelsesmedlemmer er ansvarlige for tabte midler, selvom de ikke havde nogen idé om, at der opstod svig. At holde øje med de økonomiske forhold i en ideel organisation er et alvorligt brud på en officers eller direktørens fiduciære ansvar. At oprette svigspolitikker og procedurer mindsker mulighederne for svig og beskytter nøglemedarbejdere.

Typer af svig

Der er mange måder, at bedrageri kan begås på nonprofit organisationer. En eller to nøglemedarbejdere, embedsmænd eller direktører kan dæmpe midler. Organisationskonsulenter kan ansætte ukvalificerede entreprenører eller ansatte eller overbetale dem. Nonprofits kan offentliggøre falske oplysninger om deres aktiviteter, herunder hvor mange penge de rejser og bruger. Bestyrelsesmedlemmer kan fremme aktiviteter, godkende finansiering eller afstemme beslutninger på trods af en interessekonflikt.

Kontrol og saldi

En måde at mindske mulighederne for bedrageri er at indstille en politik, der kræver en kontrol, der er skrevet til at have to underskrifter. Dette kan omfatte en medarbejder og et bestyrelsesmedlem, ofte kasserer. Nonprofits kan kræve, at en anden person end forfatteren af ​​checken underskriver det under alle omstændigheder, eller kræver, at checksne medtages, hvis checken er over et bestemt beløb. Det er muligt at kræve to underskrifter på en check og liste tre eller flere personer, der kan fungere som underskrivere. Et nonprofit kan kræve, at visse udgifter, penge, som vil blive refunderet til et individ og visse typer af kontrakter, forhåndsgodkendes. Bestyrelsen kan udpege en revisor til regelmæssigt at gennemgå kontrakter, finansielle dokumenter og aktiviteterne i hver afdeling af organisationen.

Regnskabsaflæggelse

Bestyrelsesmedlemmer kan ikke kræve uvidenhed om svig, hvis de aldrig gennemgår organisationens finansielle dokumenter. Et bestyrelse bør fastlægge en politik om, at omfattende regnskabsaflæggelse finder sted på hvert af sine bestyrelsesmøder, eller mindst kvartalsvis. Bestyrelsen bør udpege et finansudvalg til at gennemgå månedlige balancer, kontoudskrifter eller ledger. Mens der kan opstå svig mellem regelmæssigt planlagte finansielle anmeldelser, jo hyppigere rapporteringen sker, desto bedre møder bestyrelsen sit fiduciære ansvar for organisationens økonomi og beskytter sig mod ansvar.

Interessekonflikt

For at forhindre bestyrelsesmedlemmer i at skaffe penge til familiemedlemmer, forretningsforbindelser, venner eller deres egne virksomheder, bør en nonprofit have en interessekonfliktpolitik. Dette kan omfatte at forhindre organisationen i at drive forretning med bestemte personer og virksomheder, bestyrelsesmedlemmer, der rapporterer potentielle konflikter og bestyrelsesmedlemmer, afstår fra stemmer, der kan indebære en konflikt.

Forsikring

Bestyrelsesmedlemmer i almennyttige organisationer kan beskytte sig mod visse former for bedrageri ved at købe en direktørs og officers forsikringspolice. Nonprofits køber normalt en gruppepolitik for at hjælpe med at beskytte bestyrelsesmedlemmer, hvis organisationen sagsøges for beslutninger truffet af bestyrelsen. Dette beskytter ikke embedsmændene, hvis de er ubehagelige - for eksempel hvis de forsætligt ikke opfylder deres fiducielle ansvar for at holde sig ud over organisatoriske forhold som kontrakter og regnskabsaflæggelse.