Eksempel på mødeprotokol

Møde minutter er ikke bare et snydeark af det, der blev sagt i sidste uges personalemøde. Protokoller kan være formelle juridiske dokumenter, der repræsenterer den officielle handling af et selskabs bestyrelse eller en statslig enheds ledelse. Fordi minutter er den officielle rekord for forretnings- og regeringsaktivitet, betaler det sig at udvikle dem effektivt. Hvis du skriver notater på papir, kan det hjælpe, hvis du har en fortrykt formular, så du kan indsætte passende informationer, hvor den går. Du kan også oprette en computerformular, hvis du medbringer din bærbare eller elektroniske notesbog til brug under mødet.

Header Information

Protokoller omfatter en overskrift af dato og sted for mødet. Overskriften registrerer, hvem der var til stede, og som havde et undskyldt fravær, og det identificerer typisk den person, der fungerede som mødeets formand og optagelsessekretær.

Møder der forekommer samtidigt på flere steder - for eksempel gennem videokonferencer - registrerer typisk deltagelse baseret på placering.

EKSEMPEL: "Protokoll fra mødet i A-1 Selskabets bestyrelse 4. maj 2017 Direktionens lokaler, hovedkontorbygning

Robert Johnson, formand og Kyle McGregor, optagelsessekretær

Til stede: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Indledende materiale

Protokollen begynder typisk med det nøjagtige tidspunkt, som præsidenten indkaldte til mødet for at bestille. På de fleste møder omfatter de første punkter på dagsordenen introduktioner, bemærkninger fra formanden og godkendelse af tidligere mødemøder.

Fang de vigtigste punkter, der tilbydes under formandens bemærkninger. Hvis medlemmerne byder på ændringer til tidligere mødemøder, registreres ændringerne nøjagtigt.

EKSEMPEL: "Mr. Johnson kaldte mødet for at bestille kl. 14.46. Efter uformelle introduktioner meddelte Johnson, at hans kat for nylig fødte seks killinger. På motionen af ​​fru Hawthorne blev protokollen fra mødet i juli vedtaget med enstemmighed med den undtagelse, at ordet »lastbil« i punkt 15 er ramt og erstattet med ordet »semi traktor«.

Samstemmende dagsorden

Selv om hvert møde har en anden struktur, begynder formelle møder - især for regeringsgrupper - normalt med en "samtykke dagsorden", hvilket er lidt mere end en række rapporter og udtalelser, der ikke kræver afstemning. Samtykkeagenda indeholder ofte korrespondance, rapporter fra udvalg og andet informationsmateriale.

Optag de vigtigste punkter for hvert emne, der er drøftet under samtykke dagsordenen, identificere emnet for samtale og eventuelle vigtige kommentarer, som medlemmerne tilbyder under åben diskussion.

EKSEMPEL: "Fru Smith læste ind i posten et brev fra XYZ Manufacturing Company dateret den 4. november. Brevet roste transportafdelingen's professionalisme med henblik på at fremskynde en højprofileret produktlevering. Mr. Perez på vegne af transportafdelingen sagde, at XYZ gjorde et fremragende arbejde med at give detaljerede ruteinstruktioner. "

Business Agenda

Forretningsdagsordenen er hvor handlingen er - den del af mødet, hvor medlemmerne drøfter og stemmer om forskellige aktionspunkter.

For formelle protokoller skal sekretæren afskrive den aktuelle bevægelse, der afstemtes, og den faktiske stemme stemmer, herunder hvem stemte for og imod spørgsmålet. Typisk tager sekretæren også et resumé af debatten, herunder de vigtigste punkter, der er fremsat af hvert medlem, der talte.

Teknisk set er der ikke noget som en stemme at "afholde sig fra." At afstå betyder at stemme slet ikke. Folk, der ønsker at registrere, at de hverken er til fordel for eller imod et spørgsmål, bør i stedet stemme "til stede".

EKSEMPEL: "Johnson åbnede diskussion om en faktura fra ABC Widgets til 21.434, 87 dollar. Fru Hatoyama sagde fakturaen blev godkendt af finansudvalget i sidste uge. Mr. Michaels sagde, at han støtter det igangværende arbejde med ABC Widgets. Hatoyama flyttede for at godkende fakturaen fra ABC Widgets, Inc., for $ 21.434, 87. Ms. Sandborn udstationerede. Motion bragte 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels og Smith til fordel, og Perez og Clark modsatte sig. "

Afsluttende materialer

De fleste minutter slutter typisk med det tidspunkt, hvor mødet blev afbrudt. Protokollen er underskrevet af præsidenten og optagelsessekretæren, selv om sekretæren er et afstemningsmedlem i gruppen, er sekretærens underskrift alene ofte tilstrækkelig.

EKSEMPEL: "Johnson afbrudt mødet kl. 19.14. Næste møde er planlagt til 5. august kl. 15.00 i direktionen.

Undertegnet, Robert Johnson, formand Kyle McGregor, optagelse sekretær "