Organisationstips for medarbejderfiler

Som en lille virksomhedsejer er det vigtigt at holde nøjagtige medarbejderoptegnelser ud fra et menneskeligt synspunkt samt at sikre overholdelse af føderale og statslige love. På grund af deres betydning skal medarbejderregistre være velorganiseret for at hjælpe dig med at finde oplysningerne, når du har brug for det. Et par tips kan hjælpe dig med at udvikle og styre et effektivt medarbejderpostsystem.

Vælg en passende metode

Vælg en filtilpasningsmetode, der passer til din personlige stil og størrelsen på din virksomhed. Hvis din virksomhed er meget lille - for eksempel kun to eller tre medarbejdere - kan du beholde papiroptegnelser i manila-mapper, der er gemt i et låst filskab. For en større virksomhed kan lagring af optagelser på en computer være meget mere praktisk. Sørg for at sikkerhedskopiere eventuelle computerfiler med papirkopier eller ved at gemme dem på en disk.

Opret standardiserede formularer

For at sikre sammenhæng og nøjagtighed skal der udvikles standardiserede former for aktiviteter, der påvirker alle medarbejdere. Typiske former kan omfatte dem, der anvendes til præstationsevalueringer, disciplinære tiltag og lønjusteringer. Standardiserede formularer hjælper dig med at behandle hver medarbejder retfærdigt og give dokumentation i tilfælde af afgifter som diskrimination.

Ordne filer kronologisk

For at gøre genstande nemme at finde, især når du bruger et arkivsystem, arkiver du dokumenter i kronologisk rækkefølge. Begynd hver fil med nyt leje papirarbejde, der indeholder elementer som jobansøgning, CV, skat og regeringsformularer som en W-4 og I-9, en skriftlig jobbeskrivelse og nødkontaktoplysninger. Tilføj hvert nyt emne, som det sker, såsom en årlig præstationsevaluering. Du kan vælge at oprette undermapper - f.eks. Nyudlejningsinformation og præstationsvurderinger - for hver medarbejder og arrangere dokumenter kronologisk inden for hver enkelt.

Inkluder undertegnede aftaler

Hvis din virksomhed har politikker som noncompete aftaler, noncompliance aftaler, et kodeks for etik eller seksuelle chikane regler, skal du sørge for at få en underskrevet bekræftelse på, at medarbejderen har læst og forstået hver enkelt og gemt dem. Dette beskytter dig, hvis du skal opsige en medarbejder på grund af at overtræde en af ​​disse aftaler.

Følsomme oplysninger

Husk, at dine medarbejdere har retlig ret til at se deres medarbejderfiler. Det betyder, at du skal være forsigtig med de oplysninger, du vælger at indtaste. For eksempel, hvis du laver inflammatoriske skriftlige kommentarer vedrørende medarbejderens etnicitet eller seksuel orientering, kan du åbne dig selv for potentielle retssager.