Effektiv brug af e-mail

Brug af e-mail er typisk mere praktisk end brug af mere formelle kommunikationsmidler, men mange er usikre på, hvordan man bruger det effektivt. Hvis du ikke er fortrolig med at bruge e-mail, er du i stand til at sætte dig i besiddelse af det grundlæggende, så du kan spare tid og energi på din kommunikation med andre.

Skrivning Email

Når du bruger e-mail, skal du vide, hvordan du effektivt skriver en besked. Start med at oprette en informativ og overbevisende emnelinje. Mange mennesker læser ikke deres e-mails på grund af mangel på tid. Mange af de e-mails, der slettes, vælges til sletning baseret på deres emnelinje. Når du har skrevet emnelinjen, skal du fokusere på at skrive en kortfattet og klar besked. Mens du skal bruge stavning og tegnsætning korrekt, er dette ikke et formelt forretningsbrev, der kræver alle de samme formaliteter.

Tidsadministration

Når det kommer til at bruge e-mail, skal du være forsigtig med, hvordan du bruger din tid. Hvis du ikke er forsigtig, er det nemt at spilde meget tid på email. Normalt er det mest effektivt at afsætte en bestemt tid til at tjekke din e-mail og håndtere det. Hvis du har opsat et e-mail-meddelelsessystem, kan du konstant finde dig selv ved at kontrollere e-mail og svare på den. Hvis du bruger en bestemt tid til at kontrollere din e-mail, vil du typisk gøre det på en meget mere effektiv måde.

Organisering

Når du er begyndt at bruge e-mail, kan beskederne begynde at komme hurtigt. Når det sker, er det almindeligt at lade meddelelserne bygge op i din indbakke. En bedre løsning er typisk at organisere dine meddelelser, så din indbakke er mere effektiv. Opsæt mapper til bestemte grupper af e-mail. Slet meddelelser, du ikke har brug for. Hvis du tillader, at meddelelser henter i din indbakke, kan du overse nogle vigtige undervejs.

Reagerer på Email

Når du modtager en e-mail, og det kræver et svar, er det vigtigt at reagere på en professionel måde. Prøv at reagere inden for en rimelig tid. Svar kun på e-mails, der skal have specifikke svar. Når du svarer, skal du ikke svare på alle i de fleste situationer. I stedet skal du blot svare på den person, der sendte dig en besked. Prøv også at modstå fristelsen til at videresende e-mails ofte til alle på din kontaktliste.